Почта и пустой инбокс

После ухода из K&K и открытия SALERMAN .Agency (2012 г.) я поменял принципы работы с почтой.

В K&K мы использовали Microsoft Outlook, и мне (как программисту) приходило не так много писем — в основном внутрикорпоративная переписка, иногда с внешними контрагентами. Серьезной проблемы с почтой не было — все письма просто лежали в папке «Входящие», я изредка искал что-то в переписке и уведомлялся о каждом новом письме мгновенно (иногда это отвлекало). Отдельно от работы я использовал ящики для личной почты, куда иногда что-то приходило. Меня всё устраивало.

Начиная с лета 2012 ситуация начала меняться — писем в почтовые ящики стало приходить всё больше и больше. Росло количество переписок с клиентами, почта на личные ящики тоже была перенаправлена на рабочий и начался ад. Каждый час всплывали уведомления о новых письмах, как важных, так и бесполезных (это еще совпало с тем, что компании начали пробовать email-маркетинг), нужно было что-то делать. По-началу я пытался настроить правила сортировки писем по папкам, какие-то правилами сразу удалять. Более-менее помогло только максимально по-отписываться от всяких ненужных рассылок.

Так я и узнал о технике «Пустой инбокс» или «Inbox Zero». 

Суть техники: письма так-же приходят в 1 папку «Входящие» (она же Inbox). Из этой папки они либо удаляются (если больше никогда не станут нужны), либо уходят в папку «Архив». Архив — папка со всеми письмами, которые вы разобрали и больше ничего не нужно с ними делать. Папка «Архив» есть почти во всех почтовых программах и сервисах (иногда её нужно включить).

Первым делом я все письма из папки «Входящие» отправил в папку «Архив» и во входящих стало 0 новых писем. После этого все письма, что приходили скапливались в папке «Входящие», пока я их не разбирал и, таким образом, во входящих у меня всегда либо 0, либо несколько писем с которыми еще нужно поработать и пока они нужны в фокусе. 

Например, пришло 3 письма: ответ клиента, письмо от МВидео про мои бонусы и письмо от вопросы от другого клиента. Первое письмо я прочитаю, информацию из ответа или где-то сохраню или приму к сведению и письмо отправлю в Архив. Второе письмо я прочитаю и либо удалю, либо в «Архив». Третье письмо я оставлю во входящих, чтобы оно дождалось, когда я на него отвечу клиенту, после чего оно тоже уйдёт в «Архив».

Стало сильно проще работать с почтой, а потом я добавил еще несколько «надстроек» от Максима Дорофеева. Я создал правило автоматизации, которое абсолютно все письма сразу помечает как «прочитанное», чтобы не играть в игру «прочитано - не прочитано - прочитано» и не тратить лишнее «мыслетопливо». Я отключил уведомления о новых письмах (уведомления выключены не только на письма, но и на мессенджеры и соц. сети), чтобы они не отвлекали от текущего дела. Я просто просматриваю не появилось ли чего нового раз в пару часов, этого достаточно и мир не сломается ;-)

ЗЫ: Пару слов про приложения. Аутлуком я не пользуюсь с 2012, несколько лет использовал Airmail для Mac OS и iOS, последнее время использую Spark.

#жизнь #бизнес #лайфхаки #zero_inbox

Искусство управленческой борьбы В.К. Тарасова

В 2013-м году, через год после открытия агентства, я познакомился с творчеством Владимира Константиновича Тарасова и его управленческой борьбой. 

На тот момент в агентстве было четыре человека: я и три программиста — мы делали сайты и к нам обратилась бизнес школа «Успех», чтобы мы сделали им сайт. У них уже был нарисован дизайн и требовалось превратить дизайн в полноценный сайт. Основная суть сайта — календарь проводимых бизнес-тренингов.

Пока мы программировали сайт клиент дал контент для заполнения на сайте и одним из первых тренингов планировался тренинг Владимира Тарасова по управленческой борьбе, который стоил 48 000 за два дня тренинга. Мне стало очень интересно за какой такой тренинг люди готовы отдать 48 000 человеку, который выглядит как учитель физики или учёный НИИ. Я зашёл в YouTube и нашел пару записей видео с его тренингов включил получасовое видео, посмотрел минут 20 и понял что хочу смотреть всё остальное.

Я начал погружаться в эту тему, загрузил себе все аудиокниги и непрерывно слушал их в машине. Так я полюбил пробки, ведь пока едешь с работы и на работу можно было послушать всего полтора-два часа очень интересного и захватывающего контента. На каждые 5-10 минут  повествования аудиокниги приходился супер концентрат пользы. Более того, эти аудиокниги я по-несколько раз переслушивал, так как пока слушаешь 10-15 минут возникают новые мысли и идеи как это применить и, пока они у тебя возникают в голове, проходит ещё 10-15 минут, а то и полчаса, которые ты не слушаешь и в следующий раз удивляешься что там много чего забыл, пропустил и не услышал.

А пока я слушал аудиокниги — тренинг состоялся, я на него не пошёл (не было у меня 48 000 за двухдневный семинар), но я попал на турнир по управленческим экспресс-поединкам, на которых присутствовал сам Владимир Тарасов. Сами поединке — это ещё один очень интересный опыт и отдельная тема для заметки. В перерыве я подловил Владимира Константиновича в коридоре и он подписал мой экземпляр книги, который хранится в нашем офисе, а я её перечитываю раз в несколько лет и, до сих пор, нахожу для себя что-то новое.

Спустя год, а может и больше, я понял, что моё мышление достаточно сильно поменялось, благодаря творчеству Владимира Константиновича Тарасова. Как минимум я начал мыслить в категориях «пустого-твёрдого», находить «пустоты» в различных мероприятиях, действиях своих и своих сотрудников, а также, заранее анализирую какие «пустоты» могут быть на проекте или у клиента. Это сильно поменяло мою жизнь. Помимо этого я прокачал свои переговорческие навыки и из ботаника-программиста начал развиваться менеджер и управленец.

#тарасов #бизнес #управленческаяборьба #управление

Некоторое время назад в рамках Лиги делового чтения рассказывал для Президенсткой программы в СФУ про Теорию ограничений. Сегодня на канале лиги вышло видео https://www.youtube.com/watch?v=hD1WN7LYoEM

А тем временем мы с Александром Билоновым решили обсуждать околобизнесовые новости, да еще и под камеру. Первый выпуск «ещё не подкаста», подписывайтесь на канал
https://www.youtube.com/watch?v=VwqopHnHOwc

7 апреля буду делиться мудростью данной книги с молодыми поколениями (школьники лицея #9) в рамках Лиги Делового Чтения

Перед школьниками выступил, важную инфу донёс.. после выступления несколько подошло и интересовалось, а значит не зря. Как будет видео — выложу тут, несколько человек ждут 😉
А пока предлагаю посмотреть наш неподкаст, которого уже более 50 выпусков https://www.youtube.com/watch?v=G6y-lVpl6OU

Немного закулисься https://youtu.be/Us0hhLgah4k

Подписывайтесь на @not_a_podcast

Всем привет!

Мало кто знает (а часть подписчиков этого канала всё-же знает), но мы (обычно я) каждый месяц в 2023 году проводим вебинары для наших дорогих клиентов SALERMAN .Agency в рамках «Клуба клиентов SALERMAN» [https://club.salerman.agency].

Завтра будет очередной вебинар про «Регламентацию в компании» (бизнес-процессы, стандарты, регламенты и прочие RASCI-матрицы) в рамках клуба.

Я решил позвать всех желающих и интересующихся темой (из числа подписчиков моего канала), так что кому интересно — пишите мне в личку, я пришлю ссылку.

Вебинар завтра (25.05.2023 с 16:00 по красноярскому времени), записи не будет 😉

Есть лонгриды (много текста и долго читать по одной теме), а есть дорожные логвачи (длинное видео про дорогу, которое долго смотреть).

Я люблю кататься на машине за городом и ездить в дальние дали по трассе. На длинных выходных мы с семьей поехали в деревню на Ангаре, заодно снял видео.
Может кто-то тоже любит дорожные лонгвачи): https://www.youtube.com/watch?v=hfbSgOKjdUo

Скоро много нового и интересного тут будет, а пока вот https://www.youtube.com/watch?v=f2oTJ1tHnug

Микро-терпило

Редко, но иногда бывает так, что какая-то проблема возникла и стала обыденностью из-за того, что долго-долго-долго не решалась.

В определенных кругах даже есть специальное отдельное для этого слово-термин «терпило» (тот человек который терпит).

Помню у меня каждое утро спускало колесо и я каждое утро его подкачивал.. так продолжалось месяц или два, пока наконец-то не доехал до шиномонтажки и мне не вытащили саморез и не починили колесо.

Вот и сегодня я разобрался с одной такой проблемой, которая мучила меня больше года: моё рабочее кресло. У меня замечательное рабочее кресло: оно очень крепкое, красивое, мягкое, удобное, надёжное, НО у него есть одно слабое звено — это крестовина, а точнее крепления колёс к крестовине.

Больше года (а может даже и полтора) я каждый день мучился с колёсами. В металлической крестовине в том месте, где крепятся колеса есть пластиковые элементы и колеса вставляются именно в них. Через некоторое время пластик деформировался и колеса начали выпадать или загибаться и в итоге передвигать это кресло стало очень непросто. А если кресло приподнять, то с него посыпятся колеса, как с новогодней ёлки в марте.

У меня было несколько попыток решить эту проблему, что я только не пытался сделать. Я купил холодную сварку и пытался ей в приделать колеса чтобы они хорошо держались. Это работало, но не долго — хватало на месяц.
Я нашел на просторах интернета другие крестовины, подходящие под моё кресло и даже сделал заказ — но мне неделю не перезванивали и я в итоге передумал заказывать в таком магазине.

Очередной заход решить проблему я сделал пару недель назад, когда искал новые кресла нам в новый офис. Я зашёл на сайт производителя и стал искать свое кресло и запчасти к нему. Кресло я не нашел, поэтому и подходящие запчасти тоже были под сомнением. НО! Где-то в дальнем углу сайта я нашел, что у производителя есть две крестовины очень похоже на мою и стоят они совсем недорого. Тогда я пошёл на мой любимый Wildberries и заказал сразу обе версии крестовины, чтобы проверить подойдут они или нет. И вот мне пришла первая — она не подошла. А сегодня пришла вторая и вот она уже подошла и теперь я бесконечно счастлив.

Это примерно как из анекдота про то, как нужно «купить обувь на два размера меньше, походить в ней день, потом снять и будет тебе счастье».

Не переставайте гуглить, смотреть, искать решения по тем вещам, которые вас тревожат и делайте выбор: либо вы проблему решите сегодня, пока она ещё не выросла, либо вы будете её долго-долго растить и потом, когда решите — получите много счастья, но тогда знайте, что вы «микро-терпило» =)

З.Ы.: напишите в комментариях ваш опыт таких ситуаций.

Первый осенний анонс: 14 сентября буду рассказывать про Zettelkasten в рамках Лиги делового чтения. Буду рад вас там увидеть.
Ссылка на регистрацию тут: https://liga-strannikov.timepad.ru/event/2577316/

Второй осенний анонс: 18 октября в Новосибирске буду рассказывать про опыт CRM для digital-агентств и маркетологов. Следить за конфой можно тут: https://www.tgoop.com/ConceptNskConf

А что, если никак?

После того, как я написал заметку про заебелку, мне периодически пишут в личку и говорят «у меня случилась заебелка» и сегодня я хочу поговорить про ещё один частый случай, когда что-то мучительно не получается.

В бизнесе периодически всплывают вопросы, на которые ищутся ответы годами. Причём не только вы на них ищете ответы, но и другие люди. А ответ всё не находится и не находится, ну или находится, а потом оказывается неверным.
 
Например, в рознице ищется ответ на вопрос «как заранее узнать сколько человек придёт в магазин?». Зачем это нужно? Ну, скорее всего, для того, чтобы на полках было достаточное количество товаров, а на кассах достаточное количество кассиров, чтобы обслужить всех покупателей. Иначе получится ситуация, что покупатель «зашёл-вышел», т.к. очереди большие или товара нет.

Или из нашей сферы — «как точно узнать сколько времени уйдет на задачу?»
На этот вопрос уже придумано 100500 разных решений и все они не работают, так как есть проблемы с точностью прогноза. Вы оценили задачу ровно в час, а сделали за 59 минут и не за 01:15 и, соответственно, ровно час не получился никогда ни у кого не получается.

И люди копают, копают, копают годами проблему, пытаюсь её решить. Придумывают искусственный интеллект, который будет прогнозировать на основе хитрых алгоритмов, а все что нужно было сделать — это вовремя задать вопрос «а что, если никак?»… 

То есть вы начинаете искать ответ на большой вопрос или большую проблему, которая у вас скорее всего долго не решалась. Немного подумали, поняли что «сложненько» и сразу же можно задать вопрос «а что, если никак», и тогда будет следующий вопрос «а зачем вам нужно знать точно». Обычно это всё связано с прогнозами, прогнозированием и гаданием на кофейной гуще. Знать точно «сколько человек придёт» тоже в принципе не обязательно — есть решение как нужно действовать и все будет хорошо и без таких прогнозов (теория ограничений).

«Заебелка» связана с тем, что у вас 2+2≠4 почему-то и вы опираетесь на то, что было в «окружении» и не подвергайте сомнениям. Обычно не подвергаются сомнению вопросы, которые до вас добрались исторически.

Постарайтесь почаще использовать вопрос «а что если никак», а затем вопрос «а чтобы что мне это нужно». И может оказаться, что такой вопрос или задача была очень сложная и не решаемая, а когда задашь эти вопросы — окажется, что есть очень простое решение, которое вы можете прямо сегодня применить.

Нажмите 🔥, если вам интересны такие заметки, связанные с теорией ограничений или «отключить уведомления», если вам не интересно– потому что я всё-равно их буду писать. Ну и напишите в комментарий ваши примеры, когда можно было задать вопрос «что это как сэкономить» 100500 часов времени.

Вот и понедельник, а значит уже пора чего-то новое начать. Например, писать «Вести личную базу знаний» по методологии Zettelkasten. Да и видео с моего выступления на Лиге делового чтения подоспело

Друзья, вы все знаете, что я люблю Теорию ограничений и сегодня вам выпала уникальная возможность поучаствовать в вебинаре, который мы проводим каждый месяц для своих клиентов.
Сегодня я буду рассказывать как раз про теорию ограничений, так что присоединяйтесь – буду рад вас видеть

https://youtube.com/live/dGHkoMBeC1Y

Многозадачность

Нашел крутую «текстовую иллюстрацию» проблемы многозадачности, не могу не поделиться:

«Речь идет о старухе, которая думает, что с ней что-то не так, поэтому она идет к врачу. Я была у врача вчера. Он сказал мне, что у меня дефицит внимания активированный возрастом. Вот как это проявляется. Мне нужно помыть машину. Когда я направляюсь в гараж, я замечаю, что на кухонном столе есть несколько писем. Я разделяю почту на счета и спам. Я иду выбросить спам в мусорку и замечаю, что она полная, но тогда я думаю, что мне стоит сначала оплатить счета. Я беру чековую книжку из сумки и вижу, что там остался только один чек, поэтому я иду к своему столу в кабинете, где нахожу бутылку Кока-Колы, которую я пила. Я собираюсь искать чековую книжку, когда замечаю, что Кока-Кола теплая, поэтому решаю положить ее в холодильник. Когда я вхожу в кухню, я замечаю, что цветы на столешнице нуждаются в воде. Я ставлю Кока-Колу и замечаю свои очки, которые искала всё утро. Я решаю, что лучше отнести их обратно на свой стол. Но сначала я должна полить цветы. Я замечаю пульт от телевизора на столе. Я знаю, что мы будем искать его сегодня вечером, поэтому решаю отнести его обратно в гостиную. Но сначала я должна полить цветы. Я поливаю их, но немного воды проливается на пол, поэтому я кладу пульт, чтобы протереть пролитую воду. Затем я продолжаю движение по коридору, пытаясь вспомнить, что я собиралась делать. Теперь это конец дня. Машина не помыта. Счета не оплачены. На столешнице стоит теплая бутылка Кока-Колы. Цветы не политы. В чековой книжке остался только один чек. Я не могу найти пульт и свои очки, и я не знаю, что я сделала с ключами от машины. Я пытаюсь понять, почему сегодня ничего не было сделано, и я в недоумении, потому что я была занята, а теперь я действительно устала. Вы начинаете задачу, вы ее заканчиваете. Точка.»

Взял из замечательного канала про ТОС: https://www.tgoop.com/ivan_abashkin/90

А вы страдаете от многозадачности? Как часто?