❗️مدیریت ابهام
✏️منبع: دوره مدیریت پروژه گوگل

ابهام می‌تواند چالش بزرگی در مدیریت پروژه‌ها باشد. مدیران پروژه اغلب با ابهام در اهداف، الزامات، برنامه‌ها، چشم‌انداز یا سایر جنبه‌های مرتبط با پروژه مواجه می‌شوند. تیم شما در مواقع ابهام و تغییر به شما به‌عنوان رهبر نگاه خواهد کرد، و در این مواقع انعطاف‌پذیری اهمیت ویژه‌ای دارد. در ادامه روش‌هایی برای کمک به تیم خود در مواجهه با ابهام آمده است:

آرامش خود را حفظ کنید.
در مواقع نامطمئن، مدیریت ابهام با آرامش و متانت می‌تواند الهام‌بخش اعضای تیم شما باشد تا آنها نیز همین رویکرد را دنبال کنند.

همدلی نشان دهید.
به‌عنوان مدیر پروژه، بسیار مهم است که تلاش کنید بفهمید تیم شما چه افکاری دارد و چه احساسی می‌کند، به‌ویژه در زمان‌های ابهام. به اعضای تیم خود نشان دهید که به چالش‌هایی که با آن‌ها روبه‌رو هستند اهمیت می‌دهید و برای حمایت از آن‌ها حضور دارید.

آنچه را که می‌دانید به‌وضوح بیان کنید.
جنبه‌هایی از پروژه که قطعی و بدون تغییر هستند را مشخص کنید. این کار به تیم شما کمک می‌کند تا درک بهتری از انتظارات داشته باشند، صرف‌نظر از جنبه‌هایی از پروژه که همچنان نامعلوم یا در حال تغییر هستند.

تصمیم‌گیری کنید و به آن پایبند باشید.
سعی کنید در مقابل تیم خود تصمیماتتان را زیر سؤال نبرید، زیرا این کار می‌تواند منجر به افزایش عدم اطمینان شود. اگر نیاز به تغییر مسیر دارید، دلیل این تغییر را به‌وضوح برای تیم خود توضیح دهید.

به تخصص تیم خود اعتماد کنید.
با ایجاد شفافیت، از اعضای تیم خود بخواهید آنچه را که درباره جنبه‌های مختلف پروژه می‌دانند یا باور دارند به اشتراک بگذارند، مانند وظایف مشخص یا منابع موردنیاز، بر اساس تخصص‌شان. سپس در مورد چیزهایی که هنوز نمی‌دانید صحبت کنید و راه‌هایی برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر پیشنهاد دهید.

✅به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🗓 برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر

تغییر اجتناب‌ناپذیر است، و هر چه به عنوان یک مدیر پروژه انعطاف‌پذیرتر باشید، در طول حرفه خود موفق‌تر خواهید بود. این استراتژی‌های برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر می‌توانند به شما کمک کنند تا در زمان‌های عدم پیش‌بینی پروژه خود را مدیریت کنید:

ارزیابی محدودیت‌های خارجی
هنگام برنامه‌ریزی پروژه، رویدادهای خارجی مانند تعطیلات ملی، مرخصی‌ها و بیماری اعضای تیم را در نظر بگیرید. پیش‌بینی زمان اضافی برای این رویدادهای اجتناب‌ناپذیر از ابتدا می‌تواند تاثیر آن‌ها را بر پروژه شما به حداقل برساند.

برنامه‌ریزی برای ریسک‌ها و چالش‌ها
اگر ریسک‌هایی که ممکن است رخ دهند را در نظر بگیرید، ممکن است بتوانید از پیش برای آن‌ها راه‌حل پیدا کنید. برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم شما بیمار شود یا تصمیم به ترک کار بگیرد، چه کار خواهید کرد؟ آیا می‌توانید او را از داخل شرکت جایگزین کنید؟ اگر نه، آیا می‌توانید یک پیمانکار مستقل استخدام کنید؟ لیستی از افرادی که ممکن است بتوانند به تیم شما بپیوندند، تهیه کنید تا اگر یکی از اعضای تیم شما در دسترس نبود، آماده باشید. همچنین می‌توانید با بررسی داده‌های تاریخی، ریسک‌ها را ارزیابی کنید. پروژه‌های گذشته خود را مرور کنید و چالش‌هایی که با آن‌ها مواجه شدید را بررسی کنید. سپس ارزیابی کنید که آیا چالش‌های مشابهی می‌توانند در این پروژه رخ دهند و مطابق آن آماده شوید. مدیریت ریسک را به‌طور مفصل‌تر در دوره‌های بعدی بررسی خواهیم کرد.

محاسبه "شناوری" در برنامه زمانی
شناوری، یا زمان اضافی، به مدت زمانی اشاره دارد که می‌توانید قبل از شروع یک وظیفه منتظر بمانید، بدون اینکه برنامه زمانی پروژه را تحت تاثیر قرار دهید و نتیجه پروژه را به خطر بیندازید. شناسایی شناوری در برنامه زمانی شما می‌تواند به مدیریت منابع، زمان‌بندی و حفظ مسیر پروژه کمک کند. در دوره‌های آینده، زمانی که درباره ایجاد مسیر بحرانی برای وظایف پروژه بحث می‌کنیم، درباره محاسبه شناوری بیشتر یاد خواهید گرفت.


✅به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🎮 مدیریت ریسک‌های نقطه شکست واحد در پروژه‌ها

مدیریت ریسک‌های نقطه شکست واحد (Single Point of Failure - SPOF) در پروژه‌ها شامل شناسایی، کاهش، و برنامه‌ریزی برای سناریوهایی است که در آن شکست یک مؤلفه (شخص، فرآیند یا سیستم) می‌تواند موفقیت کل پروژه را به خطر بیندازد. در اینجا نحوه برخورد با این موضوع آمده است:

🔴۱. شناسایی نقاط شکست واحد
بازبینی فرآیندها: یک تحلیل ریسک انجام دهید تا وظایف یا مؤلفه‌های حیاتی را شناسایی کنید که در صورت شکست می‌توانند پروژه را متوقف کنند.
وابستگی به افراد: نقش‌ها یا افرادی را شناسایی کنید که مهارت‌ها یا دانش منحصربه‌فردی دارند و برای پروژه حیاتی هستند.
وابستگی به فناوری یا ابزارها: سیستم‌ها، نرم‌افزارها یا سخت‌افزارهایی را که بدون پشتیبان یا جایگزین هستند، برجسته کنید.

🔴۲. استراتژی‌های کاهش ریسک
برای فرآیندها:
ایجاد افزونگی در فرآیندها: گردش‌کارهای موازی ایجاد کنید تا تداوم کار تضمین شود.
استانداردسازی: فرآیندهای حیاتی را مستند کنید تا دیگران بتوانند آنها را تکرار کنند.
برای افراد:
آموزش متقابل: اعضای تیم را آموزش دهید تا بتوانند نقش‌های حیاتی را بر عهده بگیرند.
اشتراک دانش: مستندسازی و انتقال دانش به صورت منظم را تشویق کنید.
برنامه‌ریزی جانشینی: برای نقش‌های کلیدی، افراد جایگزین تعیین کنید.
برای فناوری:
ایجاد افزونگی: سیستم‌ها یا ابزارهای پشتیبان پیاده‌سازی کنید.
سیستم‌های جایگزین: مکانیزم‌های خودکار برای انتقال وظایف در صورت خرابی سیستم ایجاد کنید.
آزمایش منظم: به صورت دوره‌ای سیستم‌های پشتیبان را آزمایش کنید تا از عملکرد آنها اطمینان حاصل شود.

🔴۳. نظارت بر ریسک‌ها
ارزیابی مستمر: برنامه پروژه را به طور منظم برای شناسایی نقاط شکست جدید بازبینی کنید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs): شاخص‌هایی برای شناسایی علائم اولیه شکست احتمالی تعیین کنید.

🔴۴. تدوین برنامه‌های اضطراری
سناریوهای ریسک: برای شکست‌های خاص نقطه شکست واحد (مانند غیبت یک عضو کلیدی تیم یا خرابی سیستم) برنامه‌ریزی کنید.
تیم مدیریت بحران: نقش‌ها و پروتکل‌های مربوط به رسیدگی به موارد اضطراری را تعیین کنید.
تخصیص منابع: بودجه یا منابعی برای اجرای اقدامات اضطراری کنار بگذارید.

🔴۵. ارتباطات و همکاری
آگاهی ذی‌نفعان: ذی‌نفعان را در مورد نقاط شکست شناسایی‌شده و برنامه‌های کاهش ریسک مطلع کنید.
همکاری تیمی: یک فرهنگ همکاری ایجاد کنید تا همه بتوانند در صورت بروز خطر، وارد عمل شوند.

🔴۶. استفاده از ابزارها
نرم‌افزار مدیریت ریسک: از ابزارهایی مانند Jira، RiskWatch یا Microsoft Project برای پیگیری نقاط شکست واحد استفاده کنید.
سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری: اطلاعات حیاتی را در مخازن متمرکز و قابل‌دسترسی ذخیره کنید تا وابستگی به افراد کاهش یابد.

🔴۷. مثال مدیریت نقطه شکست واحد
سناریو: یک توسعه‌دهنده تنها مسئول کدنویسی یک ماژول نرم‌افزاری کلیدی است.
برنامه اقدام:
🔸یک توسعه‌دهنده دیگر را آموزش دهید تا روی این ماژول کار کند.
🔸استانداردها و منطق کدنویسی را مستند کنید.
🔸از سیستم‌های کنترل نسخه برای به‌روزرسانی‌های مشارکتی استفاده کنید.
🔸جدول زمانی برای انتقال وظایف در صورت عدم دسترسی فرد تدوین کنید.


⭕️به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

✔️مذاکره در مدیریت پروژه

مذاکره یک فرآیند اساسی در مدیریت پروژه است که به منظور تعیین شرایط، تعهدات، و تعیین قوانین و شرایط پروژه انجام می‌شود. مذاکره در مدیریت پروژه ممکن است با مشارکت اعضای تیم، مشتریان، تأسیسات، یا سایر اشخاص و نهادها انجام شود. در زیر، برخی از نکات مرتبط با مذاکره در مدیریت پروژه آورده شده است:

1. تعیین اهداف مذاکره: قبل از شروع به مذاکره، اهداف و هدف‌های مذاکره باید به دقت تعیین شوند. این اهداف می‌توانند شامل قیمت، زمان تحویل، تعهدات مشارکت، و شرایط قراردادی دیگر باشند.

2. آماده‌سازی دقیق:برای مذاکره موفق، نیاز به آماده‌سازی دقیق و دانش کافی درباره موضوعات مذاکره و نقاط قوت و ضعف ممکن است. اطلاعات دقیق در مورد پروژه، هزینه‌ها، منابع، و شرایط قراردادی ضروری است.

3. تدوین مهارت‌های مذاکره: مهارت‌های مذاکره شامل توانایی گوش دادن فعّال، ارتباط مؤثر، تجزیه و تحلیل مسائل، تعیین اهداف مشترک، و استفاده از تکنیک‌های مذاکره مثل تعویق، تخصیص، و تعیین شروط است.

4. تعیین مرزها و آستانه‌ها: قبل از ورود به مذاکره، مرزها و آستانه‌های قابل قبول برای هر طرف باید مشخص شوند. این موارد می‌توانند به عنوان نقطه مقابل برای اجتناب از تجاوز به مرزهای غیرقابل قبول کمک کنند.

5. انتقال معلومات: در مذاکرات پروژه، تبادل معلومات اساسی است. تمرکز بر انتقال دادن اطلاعات دقیق و مهم در مورد پروژه و نیازهای طرفین می‌تواند به تسهیل فرآیند مذاکره کمک کند.

6. استفاده از تجربه‌های گذشته: بر اساس تجربیات پروژه‌های گذشته و نکات آموخته شده در مذاکرات مشابه، می‌توانید استراتژی‌های بهینه‌تری برای مذاکره در پروژه جاری تدوین کنید.

7. تعهد به همکاری:تمرکز بر همکاری و ایجاد یک محیط مذاکره مثبت می‌تواند به بهبود ارتباطات و افزایش احترام متقابل بین طرفین کمک کند.

8. رویارویی با اختلافات: اختلافات ممکن است در فرآیند مذاکره پیش بیایند. مهم است که طرفین بتوانند این اختلافات را به عنوان یک فرصت برای یادگیری و بهبود فرآیند مذاکره در نظر بگیرند. تفکر به عنوان یک تیم و جستجوی راه‌حل‌های مشترک می‌تواند در حل اختلافات مفید باشد.

9. بررسی مداوم:مذاکرات در طول زمان ممکن است نیاز به بررسی مداوم داشته باشد. تغییرات در شرایط، نیازها، و اولویت‌ها ممکن است نیاز به بازنگری و تجدیدنظر در قراردادها و شروط داشته باشد.

10. ثبات و شفافیت: ثبات در نظرات و اهداف خود، همراه با شفافیت در ارتباطات، می‌تواند به پایداری مذاکرات کمک کند. افراد معمولاً تمایل دارند با افرادی مذاکره کنند که مواقعیت‌ها و شرایط خود را به صورت واضح اعلام کنند.

11.توافق نامه و تعهدات:پس از رسیدن به توافق، تعهدات طرفین باید به صورت کتبی در یک توافق‌نامه ثبت شود. این توافق‌نامه باید شامل تمامی شرایط و تعهدات مذاکره‌شونده‌ها باشد و اطمینان از درک صحیح هر دو طرف از موارد ذکر شده داشته باشد.

مذاکره در مدیریت پروژه یک فرآیند چالش‌برانگیز است که مهارت‌های مدیریت، ارتباطات موثر، و توانایی حل اختلافات را مورد نیاز دارد. انجام مذاکرات با اهداف مشخص، بازنگری مداوم و استفاده از تجربیات گذشته می‌تواند به بهبود نتایج پروژه و رابطه با طرفین مرتبط کمک کند.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
@project_school

💢 سردردهای معمول یک مدیر پروژه و راه حل آن ها

مدیریت پروژه یک کار بسیار پیچیده است. از آنجایی که عوامل بسیاری وجود دارد که در طی هر پروژه تکامل می یابد، مدیران پروژه علاوه بر آشنایی با تمام جزئیات فنی، باید بر جنبه های اجتماعی و سازمانی نیز مسلط باشند. و چون معمولا چندین پروژه را در یک زمان شروع می کنند، یک مدیر باید بسیار ماهر باشد.

✅ به روز رسانی برنامه زمان بندی پروژه
بدون شک می توان گفت هر پروژه به یک برنامه زمان بندی نیاز دارد. مدیر پروژه برای نظارت بر تمام فعالیت های تیم، وضعیت این برنامه را به روز می کند و به عنوان ارتباط دهنده بین تیم و ذینفعان پروژه، از آن استفاده می کند. با این حال، این کار یک فعالیت فوق العاده زمان گیر برای مدیران پروژه است، مخصوصا زمانی که مهارت و تخصص آنها می تواند کارآیی بیشتری داشته باشد.

راه حل: تا جایی که ممکن است به روز رسانی برنامه ها را به صورت خودکار انجام دهید. شما مجبور نیستید وقت خود را برای جمع آوری دستی اطلاعات اتلاف کنید. ملاقات با اعضای تیم و درخواست برای اعلام وضعیت کار، زمان زیادی می برد؛ به خصوص وقتی که ابزاری برای مدیریت پروژه در دسترس می باشد که اجازه می دهد تیم شما به سادگی با علامت زدن یک فعالیت یا نقطه کلیدی مقدار انجام شده از فعالیت و یا پایان آن فعالیت را در زمان دقیق انجام آن، به روز رسانی کند. با صرفه جویی در زمان برای کارهای اداری، شما می توانید تلاش و تخصص خود را در جایی که واقعاً اهمیت دارد متمرکز کنید.

✅چند وظیفه ای
با توجه به حجم کاری ،چند وظیفه ای بودن مدیر پروژه ممکن است اجتناب ناپذیر باشد که مانع بهره وری شما می شود، کیفیت کار شما را کاهش می دهد و می تواند تاخیر زیادی ایجاد کند. تداخل در یکی از وظایف با وظیفه دیگر که نمی تواند تا پایان اولین وظیفه شروع شود، مشکلاتی را به وجود می آورد و این امر به سرعت با وظایف دیگر نیز ترکیب شده و تاخیر های بیشتری را ایجاد می کند.

راه حل: تعداد پروژه هایی که در حال انجام به طور همزمان است باید محدود شود. سعی کنید حداکثر %25 تا 50٪ از پروژه های خود را به طور همزمان اجرا کنید، تا باعث تاخیر کمتر و کیفیت کار بیشتر شود. به عنوان یک مدیر پروژه، شما می توانید با کار بر روی پروژه های کمتری که نیاز به زمان و توجه شما دارند، کارها را بسیار راحت تر و دقیق تر انجام دهید. همچنین با استفاده از برخی ابزارهای آنلاین می توانید، بسیاری از مسئولیت های خود را مدیریت کنید.

✅برآورد مدت زمان پروژه
شما به سادگی نمی توانید بفهمید که چه مقدار زمان لازم است تا یک فعالیت خاص را تکمیل کنید. با این حال نیاز به برآوردی از مدت زمان فعالیت ها برای ذینفعان پروژه دارید که باید بر اساس تمام اطلاعاتی که در اختیار شما قرار گرفته است، این مدت زمان را تخمین بزنید.

روش های مختلفی برای برآورد زمان مورد نیاز فعالیت ها توسط تیم اجرایی و فنی وجود دارد، اما حتی اگر زمان های پیشنهاد شده برای هر فعالیت را به آن اختصاص دهید، ممکن است در این برآورد شما دچار اشتباهاتی شوید که به واسطه آن زمان را از دست بدهید و همچنین باعث افت کیفیت، بالا رفتن بودجه و یا کاهش شناوری فعالیت ها شوید.

راه حل: به جای اینکه از اعضای تیم خود بخواهید یک مهلت تخمینی را برای فعالیت هایی که مسئول آن هستند ارائه دهند، یک روش تخمین دو نقطه ای را امتحان کنید. مزیت یک روش دو نقطه ای این است که به شما اجازه می دهد به یک برآورد دقیق زمانی اکتفا نکنید و برای هر فعالیت 2 بازه زمانی متشکل از دیرترین و زودترین زمان شروع و پایان را در اختیار داشته و پروژه را قبل از مهلت نهایی تحویل دهید، باید توجه داشته باشید که این روش هنوز تضمین نمی کند که شما بتوانید هر پروژه را به موقع تحویل دهید. با استفاده از این استراتژی ها و ابزارهای مفید، شما قادر خواهید بود پروژه های خود را بهتر طراحی، اجرا، پایش و کنترل کنید و به خود و تیم خود اجازه دهید تا به صورت کارآمدتر و تحت فشار کاری کمتری کار کنند، همچنین انتظارات مشتریان خود را نیز با کیفیت و سرعت بالاتری برآورده کنید.

✈️به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️نمایش تأثیرات پروژه به ذینفعان

تکمیل مرحله پایانی چرخه عمر پروژه مهم است. یک فرآیند بسته شدن رسمی ضروری است، زیرا بسته نشدن صحیح پروژه ممکن است منجر به قراردادها و دامنه ناقص شود. همچنین مهم است که اطمینان حاصل شود که تمام ذینفعان احساس کنند نیازهای آن‌ها برآورده شده و زمینه‌های بهبود در آینده بررسی شود.

در اینجا بیشتر درباره نحوه نمایش تأثیر پروژه خود به ذینفعان از طریق گزارش‌دهی تأثیر صحبت خواهیم کرد. گزارش‌دهی تأثیر، یک ارائه یا گزارش رسمی است که در پایان پروژه برای ذینفعان کلیدی تهیه می‌شود.

📌برجسته کردن حوزه‌های کلیدی عملکرد

هدف از گزارش تأثیرات این است که به ذینفعان کلیدی نشان دهید پروژه شما چه تأثیری بر سازمان داشته است. اهداف، بودجه، برنامه‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید در ابتدای پروژه مشخص شوند. گزارش تأثیرا شما باید نشان دهد که چقدر در مقایسه با این اهداف اولیه موفق بوده‌اید. همچنین باید به این سوال پاسخ دهد: «مشکل ما چه بود و چگونه آن را حل کردیم؟» این کار به شما کمک می‌کند ارزش نتایج پروژه خود را به کسب‌وکار نشان دهید.

برای نشان دادن نتایج موفقیت‌آمیز به ذینفعان، این حوزه‌های کلیدی عملکرد را برجسته کنید:

🔴اهداف و مقاصدی که برای پروژه تعیین کردید و آنچه که انتظار داشتید در پایان به آن برسید را توصیف کنید.
🔴توضیح دهید چگونه این اهداف را در مقایسه با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود برآورده کردید. KPI، یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد شرکت چقدر در دستیابی به اهداف خود مؤثر بوده است. در گزارش خود، نحوه تعریف موفقیت پروژه در ابتدای کار و نتایجی که به دست آوردید را برجسته کنید.
🔴عملکرد برنامه و بودجه را با تشریح صرفه‌جویی در هزینه و کارایی‌ها به نمایش بگذارید. نشان دهید که مهلت‌های تعیین‌شده در محدوده پروژه را رعایت کرده‌اید و پروژه در چارچوب بودجه به پایان رسیده است.


✈️به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

⭕️کاربرد VUCA در مدیریت پروژه چابک

کلمه VUCA مخفف چهار واژه نوسان (Volatility)، عدم قطعیت (Uncertainty)، پیچیدگی (Complexity) و ابهام (Ambiguity) است. این مفهوم که در ابتدا در حوزه نظامی مطرح شد، در مدیریت کسب‌وکار و پروژه، به‌ویژه در مدیریت پروژه‌های چابک (Agile) به کار می‌رود تا محیط‌های چالش‌برانگیز را توضیح داده و درک کند. در ادامه توضیح می‌دهیم که این مفهوم چگونه با مدیریت پروژه‌های چابک ارتباط دارد:

۱. نوسان (Volatility):
تعریف: تغییرات سریع و غیرقابل‌پیش‌بینی.
رویکرد چابک: متدولوژی‌های چابک با تکیه بر چرخه‌های کوتاه‌مدت و تحویل تدریجی، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که به سرعت خود را با تغییرات و چالش‌های غیرمنتظره تطبیق دهند. جلسات مرور اسپرینت و بازاندیشی مداوم به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر با نوسانات مواجه شوند.

۲. عدم قطعیت (Uncertainty):
تعریف: نبود شفافیت در مورد وضعیت فعلی یا آینده.
رویکرد چابک: رویکرد چابک انعطاف‌پذیری را در اولویت قرار می‌دهد. تکنیک‌هایی مانند مرتب‌سازی اولویت‌ها در بک‌لاگ و پرداختن به مهم‌ترین وظایف در اولویت، تأثیر موارد نامشخص را کاهش می‌دهد.

۳. پیچیدگی (Complexity):
تعریف: وجود عوامل متعدد و مرتبط که درک آن‌ها دشوار است.
رویکرد چابک: چارچوب‌های چابک مانند اسکرام (Scrum) و کانبان (Kanban) مسائل پیچیده را به وظایف کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم می‌کنند. تیم‌های چندوظیفه‌ای و جلسات برنامه‌ریزی گروهی به حل مشکلات پیچیده کمک می‌کنند.

۴. ابهام (Ambiguity):
تعریف: نبود وضوح یا وجود چندین تفسیر ممکن از یک موقعیت.
رویکرد چابک: رویکرد چابک ابهام را با برقراری ارتباط مستمر با ذینفعان کاهش می‌دهد. استفاده از ابزارهایی مانند داستان‌های کاربر و معیارهای پذیرش (Acceptance Criteria) انتظارات را روشن می‌کند. همچنین، ایجاد نمونه‌های اولیه و محصولات حداقلی (MVP) به مشخص‌تر شدن نیازها کمک می‌کند.
چرا VUCA در چابک اهمیت دارد؟
مدیریت پروژه‌های چابک در محیط‌های VUCA عملکرد خوبی دارد، زیرا اصول اصلی آن مانند انعطاف‌پذیری، همکاری، و پیشرفت تدریجی برای مدیریت عدم قطعیت و تغییرات طراحی شده‌اند. این چارچوب‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر به شرایط پویای محیط واکنش نشان دهند، ارزش را به‌صورت مستمر ارائه کنند، و بهبود مستمر را در اولویت قرار دهند.

این هماهنگی باعث می‌شود که چابک برای صنایعی که با نوآوری سریع، تغییرات بازار یا نیازهای پیچیده ذینفعان روبه‌رو هستند، بسیار مناسب باشد.


✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🥇 دانلود رایگان کتاب "هوش مصنوعی و مدیر پروژه" که با اجازه استاد صبحیه عزیز جهت علاقمندان به دانش و حرفه مدیریت پروژه قابل نشر و بهره برداری می باشد.

🔴چگونه ظهور هوش مصنوعی جهان شما را متحول خواهد کرد؟

نویسنده پیتر تیلور
مترجمان دکتر محمد حسین صبحيه دانشیار مدیریت پروژه دانشگاه تربیت مدرس
مهندس سپیده حبیبی مشفق
دانش آموخته کارشناسی ارشد مدیریت پروژه دانشگاه تربیت مدرس

این کتاب اولین کتاب جامع در مورد این موضوع است که مدیران پروژه را قادر می سازد تا با فناوری جدید هوش مصنوعی سازگار شوند و به این موضوع می پردازد که چگونه هوش مصنوعی جهان پروژه را مجدداً بازآفرینی می کند و به مدیران پروژه اجازه می دهد تا بر افراد متمرکز شوند.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

⌛ مربیگری در مقابل مدیریت در Agile

هر دو نقش مدیریت و مربیگری در مدیریت پروژه اهمیت زیادی دارند. تفاوت این دو رویکرد در نحوه‌ی ارتباط است. مدیریت به معنای ارائه دستورالعمل‌هاست، در حالی که مربیگری به معنای آموزش دادن است. برخی موقعیت‌ها نیاز به مربیگری دارند و برخی دیگر نیازمند مدیریت هستند. به‌عنوان یک مدیر پروژه، لازم است بدانید که در چه زمانی از هر مهارت برای دستیابی به موفقیت استفاده کنید.

✅مدیریت

می‌دانیم که مدیران پروژه وظیفه دارند هدف پروژه را تحویل دهند و مشکلات را در حین انجام کار حل کنند. آنها اعضای تیم را سازماندهی کرده و در مسیر درست نگه می‌دارند. همچنین ارتباطات را ساده‌سازی کرده و دستورالعمل‌هایی ارائه می‌کنند. این موارد بیانگر رویکرد سنتی مدیریت است. در اصل، مدیریت به معنای نظارت بر کار دیگران است.

در مدیریت پروژه Agile، اما تیم‌ها به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که خودگردان باشند. یک تیم خودگردان، این اختیار را دارد که بهترین روش برای انجام کار خود را انتخاب کند، به جای آنکه از بالا دستور بگیرد. اعضای تیم Agile باید احساس توانمندی و آمادگی برای حل مشکلات به‌صورت مستقل داشته باشند.

با این حال، مواقعی وجود دارد که اقدام قاطع یک مدیر لازم است. به عنوان مثال، در شرایط اضطراری که نیاز به اقدام فوری دارید، در صورت تأخیر در ضرب‌الاجل‌ها، یا اگر مشتری نیازهای خاصی دارد و شما آشناترین فرد با آن نیازها هستید. در پروژه‌های نتیجه‌محور با حاشیه خطای کم، کسی باید مسئولیت را به عهده بگیرد و مدیریت کند. اینجا است که رویکرد مدیریتی وارد عمل می‌شود.

✅مربیگری

اگرچه مدیریت بخش ذاتی مدیریت پروژه است، مربیگری نیز بخش مهمی از این نقش به شمار می‌رود.

مربیگری یک سبک ارتباطی دوسویه است که هدف آن تأثیرگذاری و توسعه مهارت‌ها، انگیزه و قضاوت اعضای تیم است. مربیگری به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که با آموزش مهارت‌های تفکر انتقادی و تصمیم‌گیری، خودشان به راه‌حل برسند. این کار از طریق ارائه بازخورد و ایجاد فرصت‌های توسعه حرفه‌ای انجام می‌شود. زمانی که چالش‌هایی پیش می‌آید، مربیان راهنمایی می‌کنند و سپس به تیم اجازه می‌دهند تا خودشان مسیر را ادامه دهند. مربیان برخلاف مدیران، در مواقع بحران مداخله مستقیم نمی‌کنند. آنها با پرسیدن سوالاتی کمک می‌کنند تا اعضای تیم به نتیجه‌گیری‌های خود برسند.

مربیان به توانایی تصمیم‌گیری هوشمندانه تیم خود اعتماد دارند و این اعتماد تأثیر زیادی دارد. وقتی اعضای تیم احساس اعتماد کنند، رضایت شغلی افزایش می‌یابد و کیفیت کار بهبود پیدا می‌کند.

✅تصویر یک مدیر پروژه به‌عنوان مربی

رویکرد مربیگری زمانی مناسب است که یکی از اعضای تیم تجربه کار روی پروژه‌های مشابه را داشته باشد و در حال کسب مهارت‌های جدید یا امتحان یک رویکرد تازه باشد. مربیگری بر ساخت اعتمادبه‌نفس و توانمندی‌ها تمرکز دارد تا افراد بتوانند به طور مداوم رشد و پیشرفت کنند. چند اصل مهم در مربیگری عبارتند از:

انگیزه دادن: مربیان اعضای تیم را تشویق به اقدام می‌کنند. آنها به ارزش کار دیگران اشاره کرده و در آنها احساس افتخار نسبت به کاری که انجام می‌دهند ایجاد می‌کنند.
حمایت: مربیان به‌عنوان یک منبع در دسترس برای تیم عمل می‌کنند تا در هنگام بروز مشکلات یا زمانی که ایده‌ای دارند و به بازخورد نیاز دارند، به آنها مراجعه کنند.
تشویق و قدردانی: وقتی کسی در تیم با حجم کاری سنگینی دست و پنجه نرم می‌کند، یک مربی تلاش‌های او را تصدیق کرده و به او اطمینان می‌دهد که قادر به مدیریت چالش‌های پیش رو است.
مربیگری در بسیاری از موارد مناسب است، به‌ویژه زمانی که نیاز به تقویت اعتمادبه‌نفس فرد یا تیم دارید. رهبران مؤثر میان مدیریت و مربیگری تعادل مناسبی ایجاد می‌کنند و بر اساس نیازهای موقعیت عمل می‌کنند.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

⭕️ استوری برد (Storyboard) و کاربرد آن برای برنامه‌ریزی پروژه

استوری برد ابزار مفیدی برای برنامه‌ریزی پروژه است که مراحل دخیل در پروژه را نشان می‌دهند. یک استوری برد یک طرح کلی از هر چیزی را ارائه می‌دهد که در هر مرحله اتفاق می‌افتد یا رخ می‌دهد، و ترکیبی از استوری بردهای متفاوت یک طرح کلی از این فرآیند را ارائه می‌دهد. استوری بردها کارهای گمشده را برجسته می‌کنند، مشکلات و عوارض را آشکار می‌کنند. این به تیم پروژه اجازه می‌دهد قبل از پیشرفت پروژه در مرحله اجرا، تغییرات لازم و تنظیم مجدد آن را انجام دهد.
ایجاد تغییرات مورد نیاز در استوری برد، حوزه وسیعی را برای به کار بردن خلاقیت و طوفان فکری فراهم می‌کند. همچنین این اجازه شامل حضور همه اعضای تیم، فراهم کردن فرصتی برای پیوند و اتحاد تیم می‌شود. چنین رویکردی به استوری برد اجازه می‌دهد تا فرآیند خشک و خسته‌کننده برنامه‌ریزی را به یک تجربه تعاملی و سرگرم‌کننده تبدیل کند.

استفاده از استوری برد می‌تواند داده‌های راکد و غیرفعال را به موجودیت‌های پویا تبدیل کند و موثرترین راه برای ارتباط و درک مفاهیم باقی بماند. همچنین به عنوان ابزاری مفید برای آموزش دیگران در مورد این پروژه عمل می‌کند.

دامنه استوری برد بیشتر از کاربرد آن به عنوان یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه گسترش می‌یابد و می تواند به عنوان یک ابزار ردیابی (Tracking) در پروژه خوب عمل می‌کند تا وضعیت و پیشرفت پروژه را مشخص کند. استوری برد “تجزیه و تحلیل” با هدف استفاده از نقشه فرآیند و تصاویر از دو مرحله اولیه برای مشخص کردن علل ریشه‌ای نقص‌ها و فرصت‌های بهبود استفاده می‌کند.

محتوای استوری برد شامل موارد زیر است:

📌 نمودارهای جریان برای نشان دادن انحراف از حالت مورد نظر.
📌نمودارهایی که تغییرپذیری در زمان پردازش نماینده‌ها را در مقایسه با حالت ایده‌آل نشان می‌دهند.
📌نمودارهای میله‌ای و یا نمودارهای دایره‌ای که درصد انواع تماس‌های عاقلانه فردی کارمند را نشان می‌دهند.

استوری برد “بهبود” به دنبال ارائه راهکارهایی برای حل مسائل و ارائه یک برنامه اجرایی برای آن است. این می‌تواند شامل تصاویری از جنبه‌ها مانند موارد زیر باشد:

📌تقسیم تیم به توابع جداگانه، و تجزیه و تحلیل در مورد بهره‌وری احتمالی هر عضو تیم براساس آنالیز تاریخی.
📌برنامه آموزشی و برنامه‌های توسعه
📌تصویری از یک نقشه جریان کاری استاندارد شده.

منبع: brighthubpm

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🚛 ذینفعان پروژه (Project Stakeholders)

ذینفعان پروژه افراد یا سازمان های درگیر در پروژه و عواملی هستند که به نحوی اثر پذیر و یا اثر گذار بر فعالیت های پروژه و یا علاقه مندی در قبال پروژه دارند و حتی افراد یا سازمان هایی که از اجرای پروژه ضرر می کنند ذینفع پروژه محسوب می شوند. ذینفعان ممکن است در سطوح مختلفی، درون سازمان بوده و دارای سطوح قدرتی متفاوتی نیز داشته باشند و یا اینکه آن ها می توانند خارج سازمان اجرایی پروژه باشند. موفقیت در اجرای پروژه مستلزم شناسایی ذینفعان و در نظر گرفتن نیازها ، علایق و خواسته های آنان در طول چرخه حیات پروژه می باشد.

📌 ذینفعان پروژه به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:

1- ذینفعان مستقیم(داخلی):
افراد یا سازمان هایی هستند که بطور مستقیم درگیر پروژه هستند و به واسطه قراردادهای قانونی با پروژه در ارتباط هستند و شامل موارد زیر می باشد:(محدود به این موارد نمی شود)

▪️حامی مالی پروژه(Project Sponsor)
▪️کارفرما(Client)
▪️مدیر پروژه(Project Manager)
▪️تیم پروژه(Project Team)
▪️مشتریان پروژه(Customers)
▪️مشاور (Consultant)
▪️پیمانکاران(Contractors)

2-ذینفعان غیر مستقیم(خارجی)
شامل گروه هایی هستند که از پروژه تأثیر می پذیرند و یا بر آن اثر می گذارند اما از لحاظ قانونی بر پروژه دخالت ندارند مانند:رقبا،خریداران،نهاد ها شهروندان ، طرفداران محیط زیست و …

📌 در دسته بندی دیگری می توان ذینفعان را به 4 گروه زیر تقسیم نمود:

1- قدرت/علاقه:Power/Interest
ذینفعان را بر اساس سطح اختیار آن ها (قدرت) و سطح علاقه آن ها نسبت به نتایج پروژه گروه بندی می کند.

2- قدرت/تأثیر:Power/Influence
ذینفعان را بر اساس سطح اختیار آن ها (قدرت) و سطح درگیری فعال آن ها (تأثیر) در پروژه گروه بندی می کند.

3- تأثیر/ضربه: Influence/Impact
ذینفعان را بر اساس سطح درگیری فعال آن ها (تأثیر) در پروژه و توانایی آن ها در اثرگذاری بر تغییرات در برنامه ریزی و اجرای پروژه(ضربه) گروه بندی می کند.

4- مدل salience (برجسته):
ذینفعان را بر اساس قدرت آن ها (توانایی تحمیل خواسته ها)، فوریت (نیاز به توجه بلافاصله) و مشروعیت(درگیری آن ها مناسب است) تشریح می کند.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

📌 مدیریت ذینفعان در مرحله آغاز پروژه

در ابتدای پروژه یا طرح خود، تمامی ذینفعان را شناسایی کنید. از همان ابتدا همه را درگیر کنید تا انتظارات، مسئولیت‌ها و مرزهای مشخصی تعیین شود. شناسایی ذینفعان در مراحل اولیه این فرصت را به آن‌ها می‌دهد که نگرانی‌های خود را در مورد پروژه یا نقششان بیان کنند. اگر ذینفعان از همان ابتدا حس مالکیت نسبت به پروژه داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که نقش خود را بپذیرند، بازخورد مناسب ارائه دهند و موانع را برای پیشرفت پروژه برطرف کنند.

چشم‌انداز پروژه را واضح نگه دارید. چشم‌انداز پروژه نشان‌دهنده نیازی است که پروژه قصد برآورده کردن آن را دارد. داشتن چشم‌اندازی شفاف و مشخص ضروری است زیرا، همان‌طور که می‌دانیم، ذینفعان ممکن است فشارهایی برای افزایش الزامات، کوتاه کردن زمان‌بندی یا کاهش منابع وارد کنند. اطمینان از اینکه ذینفعان با چشم‌انداز و به‌ویژه با تعریف دقیق وضعیت “تکمیل‌شده” موافق هستند، شفافیت را برای تمامی افراد درگیر در پروژه فراهم می‌کند. درگیر کردن ذینفعان تأثیرگذار در فرآیندهای برنامه‌ریزی استراتژیک باعث می‌شود که تمامی اعضای تیم با چشم‌انداز پروژه همسو شوند.

همیشه منابعی ساده و کاربرپسند در اختیار ذینفعان قرار دهید. این ممکن است شامل ایجاد یک سند یک‌صفحه‌ای (که نمای کلی از پروژه را ارائه می‌دهد) یا گزارش وضعیت هفتگی با آخرین اطلاعات و لینک به اسناد اصلی پروژه باشد. همچنین می‌تواند به معنای اطمینان از دسترسی همه افراد به مستندات لازم باشد.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🗓 تمدید زمان ( Extension Of Time: EOT) در پروژه های ساخت - بخش اول

🟣تعریف
تمدید زمان (EOT): یک شرط قراردادی که به پیمانکار اجازه می‌دهد تاریخ تکمیل پروژه را بدون مواجهه با جریمه یا خسارت‌های تعیین‌شده به‌دلیل تأخیرهای قابل توجیه، تمدید کند.

🟣دلایل رایج برای EOT
1⃣تغییرات توسط کارفرما: تغییر در محدوده کار، اصلاحات طراحی یا درخواست کار اضافی.
🔢شرایط غیرقابل پیش‌بینی سایت: مشکلاتی مانند آلودگی زمین، وجود تاسیساتی که در نقشه‌ها مشخص نشده یا شرایط زمین‌شناسی غیرمنتظره.
🔢رویدادهای قوه قاهره: بلایای طبیعی، شرایط جوی شدید یا سایر رویدادهای خارج از کنترل.
🔢تأخیرهای اداری: تأخیر در دریافت مجوزها، بازرسی‌ها یا تأییدیه‌های دولتی.
🔢تأخیرهای شخص ثالث: تأخیرهای ناشی از تأمین‌کنندگان، پیمانکاران فرعی یا سایر طرفین خارج از کنترل مستقیم پیمانکار.

🟣فرآیند مدیریت تمدید زمان در پروژه‌های ساختمانی
1⃣شناسایی و ارزیابی تأخیرها شامل:
نظارت بر پیشرفت پروژه: به‌طور منظم برنامه پروژه را با برنامه اولیه مقایسه کنید تا تأخیرهای احتمالی را زود تشخیص دهید.
تحلیل علت: تعیین کنید آیا تأخیر توجیه‌پذیر است (مانند تغییرات کارفرما، قوه قاهره) یا غیرقابل توجیه (خطای پیمانکار).
تأثیر بر مسیر بحرانی: ارزیابی کنید که آیا تأخیر بر مسیر بحرانی پروژه تأثیر می‌گذارد؛ زیرا این امر تعیین می‌کند که آیا EOT ضروری است یا خیر.

🔢 اطلاع‌رسانی به ذینفعان:
ارتباط به‌موقع: به محض شناسایی تأخیری که ممکن است نیاز به EOT داشته باشد، کارفرما و سایر ذینفعان را مطلع کنید.
ارسال اطلاع اولیه: مطابق با الزامات قرارداد، اطلاعیه اولیه تأخیر را در بازه زمانی تعیین‌شده (معمولاً ۷ تا ۱۴ روز) ارسال کنید.
ابزارها: پلتفرم‌های ارتباطی، ایمیل، نامه‌های رسمی.

🟣تهیه درخواست EOT
1⃣مستندسازی تأخیر: تمام اسناد مرتبط از جمله گزارش‌های پیشرفت، گزارش‌های سایت، مکاتبات، عکس‌ها و هرگونه شواهد دیگر را جمع‌آوری کنید.
🔢تحلیل دقیق: با استفاده از روش‌هایی مانند تحلیل تأثیر زمان (TIA)، مقایسه برنامه اولیه و نهایی، یا تحلیل پنجره‌ای، تأثیر تأخیر بر زمان‌بندی پروژه را کمی کنید.
🔢تهیه درخواست: درخواست EOT شامل علت تأخیر، تأثیر بر مسیر بحرانی، مدت زمان درخواست‌شده و مستندات پشتیبان را تهیه کنید.
🔢ابزارها: نرم‌افزارهای زمان‌بندی (MSP، Primavera P6)، ابزارهای تحلیل تأخیر و سیستم‌های مدیریت مستندات.


✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🗓 تمدید زمان (EOT) در پروژه های ساخت - بخش دوم

🟣مذاکره و حل و فصل شامل:
بررسی توسط کارفرما/مشاور: کارفرما یا نماینده آن درخواست EOT را بررسی می‌کند.
مذاکره: برای مذاکره در مورد مدت تمدید و هزینه‌های مرتبط آماده باشید.
تأیید: پس از توافق، EOT به‌طور رسمی تأیید شده و برنامه پروژه به‌روزرسانی می‌شود.
ابزارها: نرم‌افزار مدیریت قرارداد، مهارت‌های مذاکره، و مشاوره حقوقی در صورت لزوم.

🟣تنظیم برنامه پروژه شامل:

بازبینی برنامه: برنامه پروژه را برای منعکس‌کردن EOT تأییدشده، از جمله مهلت‌های جدید و تاریخ‌های تکمیل به‌روزرسانی کنید.
باز تخصیص منابع: تخصیص منابع را مطابق با برنامه جدید تنظیم کنید.
اطلاع‌رسانی به تیم: برنامه به‌روزشده را به تمام ذینفعان پروژه از جمله تیم سایت، پیمانکاران فرعی و تأمین‌کنندگان اطلاع دهید.
ابزارها: نرم‌افزار مدیریت پروژه، ابزارهای مدیریت منابع.


🟣بهترین روش‌ها برای مدیریت EOT
شناسایی زودهنگام تأخیرهای احتمالی ازطریق؛

نظارت فعال: پیشرفت پروژه را به‌طور منظم بررسی کرده و مسائل احتمالی را قبل از بزرگ‌شدن شناسایی کنید.

حفظ سوابق کامل: اسناد دقیق از تمام فعالیت‌ها، ارتباطات و تصمیمات پروژه نگهداری کنید.

استفاده از فناوری: از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و مستندسازی برای سازماندهی و ذخیره سوابق استفاده کنید.

تعامل با ذینفعان: همه ذینفعان را در جریان روند قرار دهید و مطمئن شوید دلایل EOT و
تأثیر آن را می‌فهمند.

به‌روزرسانی‌های منظم: وضعیت درخواست EOT و هرگونه تغییر در برنامه پروژه را به‌طور منظم اطلاع دهید.

آگاهی از تعهدات قراردادی و آشنایی با قرارداد: شرایط و ضوابط خاص مربوط به EOT در قرارداد پروژه را بفهمید، از جمله دوره‌های اطلاع‌رسانی، الزامات مستندسازی، و مکانیسم‌های حل اختلاف.

🟣سناریوی نمونه
تصور کنید در یک پروژه ساخت برج بلند، کارفرما تغییرات قابل‌توجهی در طراحی درخواست می‌کند. این تغییرات به کارهای اضافی سازه‌ای نیاز دارد که باعث تأخیر در مسیر بحرانی می‌شود.

به‌عنوان مهندس
برنامه‌ریزی:

شناسایی تأخیر: متوجه شوید تغییرات طراحی باعث تأخیر در پروژه می‌شود.

اطلاع‌رسانی به کارفرما: اطلاعیه اولیه تأخیر را به کارفرما ارسال کنید و نیاز احتمالی به EOT را توضیح دهید.

تهیه درخواست EOT: تحلیل دقیق انجام دهید، علت و تأثیر تأخیر را مستندسازی کنید و درخواست رسمی EOT را ارسال کنید.

مذاکره: با کارفرما و مشاور او درباره مدت EOT و هزینه‌های مرتبط توافق کنید.

تنظیم برنامه: برنامه پروژه را برای منعکس‌کردن EOT تأییدشده به‌روزرسانی کنید و تغییرات را به تیم پروژه اطلاع دهید.

🟣نکات کلیدی
EOT برای مدیریت تأخیرهای خارج از کنترل پیمانکار ضروری است.
شناسایی زودهنگام و ارتباط به‌موقع برای مدیریت موفق EOT حیاتی هستند.
مستندسازی و تحلیل دقیق برای ارائه درخواست EOT قوی ضروری است.
مهارت‌های مذاکره برای دستیابی به نتیجه‌ای عادلانه و توافقی مهم هستند.
آگاهی از شرایط قراردادی، فرآیند EOT را در چارچوب توافق‌نامه پروژه تضمین می‌کند.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

▶️ چارچوب اسکرام در مقیاس بزرگ (LeSS)

اسکرام در مقیاس بزرگ (Large-scale Scrum: LeSS) یک چارچوب است که هدف آن به حداکثر رساندن توانایی تیم اسکرام در ارائه ارزش و کاهش اتلاف در سازمان‌های بزرگ است. LeSS از بیش از ۶۰۰ آزمایش برای گسترش اسکرام به گروه‌های بزرگ‌تر توسعه یافته است. LeSS شامل ده اصل برای اعمال ارزش‌ها، عناصر و هدف کلی اسکرام در سراسر یک سازمان است. این اصول به منظور ایجاد تیم‌های متمرکز بر مشتری و همکاری طراحی شده‌اند. تیم‌های LeSS بر یادگیری، شفافیت و نیازهای مشتری تأکید دارند. ده اصل LeSS عبارت‌اند از:

1⃣اسکرام در مقیاس بزرگ، همان اسکرام است:ارزش‌ها و اصول اسکرام را برای تیم‌های بزرگ‌تر اعمال کنید.

🔢کنترل فرآیند تجربی:از تجربه برای بازرسی، انطباق و بهبود فرآیندها استفاده کنید.

🔢شفافیت: وضوح و دسترسی را در سراسر پروژه تضمین کنید.

🔢بیشتر با کمتر: تنها فرآیندها، نقش‌ها، و مستندات ضروری را در مقیاس‌بندی ایجاد کنید.

🔢تمرکز بر کل محصول: به صورت جامع به محصول فکر کنید تا اطمینان حاصل شود که همه بخش‌ها به هدف کلی خدمت می‌کنند.

🔢مشتری‌محوری: نیازها و ارزش‌های مشتری را در مرکز فرآیند خود قرار دهید.

🔢بهبود مستمر به سمت کمال: محصول و فرآیند خود را در هر اسپرینت بهبود دهید.

🔢تفکر سیستمی: به سیستم به‌عنوان یک کل نگاه کنید و از غرق شدن در جزئیات اجتناب کنید.

🔢تفکر ناب: بهبود مستمر، هدف‌گذاری برای کمال، و احترام به افراد را دنبال کنید.

1⃣0⃣نظریه صف: اصول ناب مانند "جریان"، "مدیریت اندازه صف‌ها" و "حداقل‌سازی چندوظیفه‌گی" را برای تحویل مداوم ارزش بپذیرید.

ابزار LeSS دو چارچوب ارائه می‌دهد: یکی برای حداکثر ۵۰ نفر (Basic LeSS) و دیگری برای ۵۰ تا ۶۰۰۰+ نفر (LeSS Huge).


✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

⭕️ مزایای مدلسازی اطلاعات ساختمان یا BIM

مزیت اصلی یک مدل اطلاعات ساختمان، نمایش دقیق هندسی آن در قسمت‌های یک ساختمان در یک محیط داده یکپارچه است. سایر فواید به شرح زیر هستند:

☑️ فرآیندهای سریع‌تر و مؤثرتر: اطلاعات با سهولت بیشتری به اشتراک گذاشته می‌شوند و می‌توانند با ارزش افزوده و مجدداً استفاده شوند.
☑️ طراحی بهتر: طرح‌های پیشنهادی ساختمان می‌توانند به صورت دقیق مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرندو شبیه ساز‌‌ی‌ها به سرعت انجام شود و راه حل‌های پیشرفته و خلاقانه‌ای را ممکن سازد.
☑️ کنترل هزینه‌های کلی و داده‌های زیست محیطی: عملکرد محیطی قابل پیش‌بینی‌تر است و هزینه‌های چرخه عمر بهتر درک می‌شود.
☑️ کیفیت بهتر تولید: خروجی اسناد انعطاف پذیر بوده و علمرد اتوماسیون به حداکثر می‌رسد.
☑️ خدمات بهتر مشتری: پیشنهادات از طریق تجسم دقیق درک می‌شوند.
☑️ داده‌های چرخه عمر: در مدیریت پروژه می‌توان از ملزومات، طراحی، ساخت و اطلاعات عملیاتی استفاده کرد.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

✅بررسی پیش‌نویس PMBOK 8: نکات مثبت و منفی
✏️نادر خرمی راد

من پیش‌نویس PMBOK 8 را مطالعه کردم و در ادامه، نکات مثبت و منفی که پیدا کردم را توضیح می‌دهم.

به هر حال، من سعی نکردم نظرات مثبت و منفی خود را به دلایل سیاسی متعادل کنم و همه چیز را دقیقاً بر اساس یادداشت‌هایی که از این پیش‌نویس برداشتم توضیح دادم. به طور کلی، فکر می‌کنم این به‌روزرسانی نه خیلی خوب و نه خیلی بد بود و امیدوارم بتوانند با استفاده از این بازخورد و بازخوردهای دیگر، آن را برای نسخه نهایی بهبود دهند. همچنین امیدوارم که این بهبودها محدود به جزئیات نباشد و شامل بهبودهای کلی‌تر نیز شود.


➕ نکات مثبت
🔸بازگشت فرآیندها!
ما فرآیندها را در PMBOK 7 حذف کردیم، اما من طرفدار این ایده نبودم. من به تأکید بر اصول علاقه داشتم، اما همچنین معتقد بودم که فرآیندها باید باقی بمانند.

🔸حذف فصل "مدل‌ها، روش‌ها و مصنوعات"
من این فصل را دوست نداشتم، زیرا مجموعه‌ای از ایده‌های تصادفی و خارج از زمینه بود. خوشبختانه، در PMBOK 8 حذف شده است.

🔸تمایز بین پروژه و محصول
نسخه جدید PMBOK تفاوت بین پروژه و محصول را به خوبی توضیح می‌دهد، بدون اینکه دچار سوءبرداشت‌های مد روز شود.

🔸تعریف موفقیت پروژه
نسخه PMBOK 8 از تعریف جدید و نادرستی که PMI برای موفقیت پروژه منتشر کرده بود استفاده نکرده و تعریفی معقول ارائه داده است.

🔸ادغام تحلیل‌های کیفی و کمی ریسک
این تحلیل‌ها اکنون به یک فرآیند واحد تحت عنوان "انجام تحلیل ریسک" تبدیل شده‌اند که کار را ساده‌تر می‌کند.

⚠️نکات منفی
🔸تغییرات اساسی در اصول
اصول 12گانه معرفی‌شده در PMBOK 7 با 6 اصل جدید جایگزین شده‌اند که نه بهتر از قبل هستند و نه کاربردی‌تر.

🔸تأکید بیش از حد بر "ارزش"
مدیریت ارزش در لایه مدیریت پورتفولیو هدایت می‌شود و فقط باید توسط پروژه‌ها پشتیبانی شود. تأکید بیش از حد در سطح مدیریت پروژه مناسب نیست.

🔸حذف دامنه‌های کلیدی مانند تأمین و ارتباطات
حذف این دامنه‌ها باعث کاهش اهمیت موضوعات مرتبط با این حوزه‌ها می‌شود.

🔸عدم توجه کافی به پروژه‌های چابک در دامنه زمان‌بندی
فرایندهای زمان‌بندی همچنان بر پروژه‌های پیش‌بینانه متمرکز هستند و نیازهای پروژه‌های چابک به‌درستی پوشش داده نشده‌اند.

🔸جدا کردن ورودی‌ها، خروجی‌ها و ابزارها از فرآیندها
این تغییر باعث کاهش کاربرد و درک این عناصر شده است.

به طور خلاصه، PMBOK 8 شامل برخی بهبودهای مثبت و تغییرات مفید است، اما همچنان نیاز به بازنگری‌های کلی‌تر و دقیق‌تر دارد.


✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

✅نکاتی برای مدیریت دامنه پروژه با ذینفعان

درک انگیزه‌ها
پیش از بحث، انگیزه‌های هر یک از ذینفعان برای تغییر دامنه پروژه را در نظر بگیرید. برخی از این انگیزه‌ها می‌توانند بودجه‌ای باشند (مانند کاهش هزینه‌های پروژه)، برخی دیگر بین‌فردی (مانند نیاز به زمان بیشتر برای انجام وظایف)، و برخی دیگر مرتبط با اهداف شغلی شخصی (مانند حفظ موقعیت فعلی یا ارتقاء شغلی). درک این انگیزه‌ها می‌تواند به یافتن راه‌حل‌های مشترک کمک کند.

شروع با توضیح اهداف جلسه
بحث را با یادآوری دلیل برگزاری جلسه شروع کنید. به ذینفعان یادآوری کنید که چرا در این پروژه همکاری می‌کنید و تأکید کنید که هدف مشترکی دارید.

ابتدا گوش کنید
قبل از بیان دیدگاه خود، حرف‌های ذینفعان را بشنوید. این کار نشان‌دهنده تمایل شما برای درک دیدگاه دیگران است. پذیرش نظرات آن‌ها می‌تواند باعث شود پیشنهادات یا راه‌حل‌های شما راحت‌تر پذیرفته شوند.

با پرسش اهداف را مشخص کنید
برای درک بهتر خواسته‌های ذینفعان، سوالات دقیقی بپرسید. این می‌تواند شامل تعریف اهداف مشتری یا کسب‌وکار باشد. به دنبال جزئیات خاص و قابل اندازه‌گیری باشید تا بعداً بتوانید میزان موفقیت در تحقق آن اهداف را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، یک هدف خاص می‌تواند این باشد: «می‌خواهیم زمان لازم برای ثبت‌نام مشتریان در خبرنامه را حداقل ۳۰ درصد کاهش دهیم.»

ابتدا دلیل را توضیح دهید، سپس درخواست را مطرح کنید
برای قانع کردن ذینفعان، ابتدا دلیل درخواست خود را توضیح دهید و سپس بیان کنید که چه می‌خواهید. مثلاً ابتدا توضیح دهید که چگونه تعریف دامنه به شکلی خاص می‌تواند ارزش بیشتری برای شرکت یا پروژه ایجاد کند. اگر ذینفعان ابتدا دلایل شما را درک کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که با درخواست شما موافقت کنند.

زیاده‌روی نکنید
گاهی بهترین کار این است که دیدگاه خود را مطرح کرده و به دیگران فرصت پاسخگویی بدهید. پس از بیان دلایل و درخواست خود، کمی عقب بکشید و به مخاطبان زمان بدهید تا اطلاعات را پردازش کنند. سکوت شما در این شرایط نشانه احترام به ذینفعان است و نشان می‌دهد که مایل به شنیدن نظرات آن‌ها هستید.

خلاق باشید
تلاش برای یافتن راه‌حل‌های جایگزین می‌تواند یک مذاکره دشوار را به یک همکاری الهام‌بخش تبدیل کند. برای حل اختلاف‌ها، خلاقانه به جنبه‌های مختلف پروژه نگاه کنید؛ ممکن است بیش از یک راه‌حل برای مشکلات وجود داشته باشد.

بحث را شخصی نکنید
همیشه بر آنچه به نفع پروژه است تمرکز کنید. اگر مسائل شخصی وارد بحث شدند، گفتگو را با استفاده از حقایق عینی دوباره به مسیر اصلی بازگردانید.

به دنبال نتیجه برد-برد باشید
در نهایت، در نظر بگیرید که چه چیزی برای رضایت طرف مقابل لازم است و راهی پیدا کنید که شما نیز رضایت داشته باشید. اگرچه گاهی ممکن است یکی از طرفین بیشتر از دیگری مصالحه کند، هدف باید همیشه رسیدن به توافقی باشد که برای همه طرفین سودمند باشد.

✈️ به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school