Как правильно заполнить уведомление об обработке персональных данных Регистрация в реестре операторов персональных данных и последующее внесение изменений — обязательная процедура для организаций и ИП, работающих с персональными данными. Однако на практике при оформлении уведомлений возможны ошибки, из-за которых Роскомнадзор отклоняет документы:
🟢Форма и оформление — уведомление оформляют на бланке организации или заверяют печатью. Указывают исходящий номер и дату, согласно требованиям делопроизводства.
🟢Адрес оператора — обязательно вносят индекс, улицу, номер дома, а также почтовый и фактический адрес. Наименование должно строго соответствовать данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
🟢Филиалы — отражают все территориально обособленные подразделения, относящиеся к оператору.
🟢Правовое основание обработки — недостаточно просто сослаться на 152-ФЗ. Указывают отраслевые НПА, устав, положения, лицензии, приказы и локальные акты.
🟢Цель обработки — опираются на уставные цели и реальные процессы: бухгалтерский и кадровый учет, исполнение государственных функций, подача отчетности, оказание услуг.
🟢 Категории персональных данных — используют четкие и полные формулировки, исключая «и др.», «анкетные данные» и т.п. Указывают конкретные категории: ФИО, дату рождения, образование, профессию.
🟢Категории субъектов — список должен соответствовать целям обработки: работники, клиенты, учащиеся, родители, абоненты, пенсионеры, законные представители.
🟢Действия с персональными данными и способы обработки — указывают только реально совершаемые действия: сбор, хранение, использование, передача, уничтожение.
🟢Меры по обеспечению безопасности — перечисляют конкретные технические и организационные меры, применяемые в организацией. При использовании криптографических средств (ЭЦП) указывают полную информацию о них.
🟢Дата начала обработки — обычно соответствует дате, указанной в ИНН.
🟢 Кто подписывает — только уполномоченное лицо: руководитель или представитель по доверенности (документ прикладывается).
🟢Контакт исполнителя — обязательно указывают ФИО, телефон и e-mail ответственного за подготовку уведомления.
Для минимизации ошибок можно использовать портал Роскомнадзора и ориентироваться на утвержденные примеры заполнения.
📄 Дело в цифрах 