🔄 نکات مهم طراحی ساختار دفتر مدیریت پروژه (PMO)

✅ انتخاب مدل مناسب
ساختار PMO باید بر اساس اهداف و محدوده‌ی آن طراحی شود. مدل‌های رایج عبارتند از:
🔴 در نقش PMO حمایتی: به‌عنوان مشاور عمل می‌کند و الگوها، بهترین شیوه‌ها، و آموزش‌ها را ارائه می‌دهد. این مدل برای سازمان‌هایی مناسب است که به استقلال تیم‌ها و بلوغ مدیریت پروژه اهمیت می‌دهند.
🔴 در‌نقش PMO کنترل‌کننده: پایبندی به فرآیندها و روش‌های استاندارد را تضمین می‌کند. این مدل برای سازمان‌هایی که به نظارت بیشتری نیاز دارند مناسب است.
🔴 در‌نقش PMO هدایت‌کننده: به‌صورت کامل مسئولیت مدیریت پروژه‌ها را بر عهده دارد. برای سازمان‌هایی که تجربه کافی در مدیریت پروژه ندارند یا به رویکرد متمرکز نیاز دارند، مناسب است.

✅ تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها
نقش‌های داخل PMO را به‌وضوح مشخص کنید. برخی از موقعیت‌های رایج عبارتند از:
🔴 مدیر PMO: رهبری استراتژیک ارائه می‌دهد و هماهنگی با اهداف سازمانی را تضمین می‌کند.
🔴 مدیران پروژه: پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، اجرا و تحویل می‌دهند.
🔴 تحلیلگران کسب‌وکار: ارتباط بین تیم‌های فنی و ذینفعان کسب‌وکار را برقرار می‌کنند.
🔴 هماهنگ‌کننده‌ها: وظایف اداری را انجام داده و از تیم‌های پروژه حمایت می‌کنند.

✅ ایجاد نظام حاکمیتی
حاکمیت، ستون فقرات هر PMO است و شامل سیاست‌ها، رویه‌ها و چارچوب‌هایی است که فعالیت‌های مدیریت پروژه را هدایت می‌کنند. عناصر کلیدی حاکمیت PMO عبارتند از:
🔴 فرآیندهای تأیید و اولویت‌بندی پروژه‌ها.
🔴 رویه‌های ارجاع برای حل مسائل.
🔴 استانداردهای گزارش‌دهی و معیارهای عملکرد.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 مدیریت وظیفه

مدیریت وظیفه (task management) فرآیندی است که برای مدیریت وظایف در چرخه عمر آن‌ها انجام و شامل برنامه‌ریزی، آزمایش و ردیابی می‌شود. مدیریت وظیفه هم می‌تواند به افراد برای رسیدن به اهداف کمک کند و هم به گروهی از افراد برای همکاری و تقسیم دانش برای رسیدن به اهداف تجمیعی یاری رساند. همچنین به وظایف درجات مختلفی از پیچیدگی از کم تا زیاد داده می‌شود.
مدیریت وظیفه موثر نیازمند مدیریت تمام ویژگی‌های یک وظیفه شامل حالت، اولویت، زمان، تخصیص منابع انسانی و مالی، تکرار، محول شدن و مانند آن می‌شود که همه آن‌ها را می‌توان در کنار هم جمع کرد و فعالیت‌های پایه‌ای مدیریت وظیفه را ایجاد کرد. مدیریت وظایف چندین فرد یا تیم نیازمند نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه مخصوص می‌باشد.
افراد بسیاری اعتقاد دارند که مدیریت وظیفه باید به عنوان پایه‌ای برای فعالیت‌های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرد. مدیریت وظیفه باید بخشی از مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند را تشکیل دهد و می‌تواند به عنوان زیر‌بنای گردش کاری (workflow) کارا در سازمان‌ها مورد کاربرد قرار گیرد. مدیران پروژه‌ای که از مدیریت وظیفه محور استفاده می‌کنند دارای زمان‌بندی پروژه کارا و به روز هستند و معمول در هدایت اعضای تیم و حرکت دادن پروژه به جلو موفق خواهند بود.


📌 چرخه عمر وظیفه
شرایط وظایف را می‌توان با عبارات زیر بیان کرد:
•آماده (ready)
•محول شده (assigned)
•خاتمه یافته (terminated)
•منقضی شده (expired)
•جلو افتاده (forwarded)
•تکمیل شده (finished)
•شکست خورده (failed)

📌 فعالیت‌های موجود در مدیریت وظایف
به عنوان یک رشته، مدیریت وظیفه شامل فعالیت‌های کلیدی زیادی می‌شود. روش‌های مفهومی زیادی برای تفکیک وجود دارند که در سطح بالا شامل فعالیت‌های ایجادی، عملکردی، پروژه، کارایی، خدماتی و گزارشی می‌شوند.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 تحلیل علل ریشه‌ای (Root Cause Analysis :RCA)

تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) در مدیریت پروژه رویکردی سیستماتیک است که برای شناسایی علل اصلی مشکلات، تأخیرات یا شکست‌ها در یک پروژه استفاده می‌شود. به جای رسیدگی صرف به علائم، RCA بر شناسایی علل ریشه‌ای که منجر به بروز مشکلات می‌شود تمرکز دارد، که به تیم‌های پروژه این امکان را می‌دهد تا راه‌حل‌های مؤثرتر و پایدارتر را پیاده‌سازی کنند.

فرآیند معمولاً شامل مراحل زیر است:

🔴شناسایی مشکل: مشکل یا مسئله‌ای که پیش آمده است به‌طور واضح تعریف شود، مانند تأخیرات، هزینه‌های اضافی، مشکلات کیفیتی یا اختلالات در ارتباطات.

🔴جمع‌آوری داده‌ها: جمع‌آوری داده‌های مرتبط با مشکل، از جمله زمان‌بندی پروژه، بودجه‌ها، گزارش‌ها، سوابق و بازخورد از ذینفعان و اعضای تیم.

🔴شناسایی علت‌ها: استفاده از ابزارها و تکنیک‌ها برای شناسایی علل ریشه‌ای. تکنیک‌های رایج شامل:

🔴۵ چرا: پرسیدن سوال "چرا؟" به طور مکرر (معمولاً پنج بار) برای رسیدن به علت اصلی مشکل.
نمودار ماهی (Ishikawa): ابزاری بصری که علل بالقوه را در گروه‌هایی مانند افراد، فرایندها، مواد، تجهیزات و محیط دسته‌بندی می‌کند.

🔴تحلیل حالت‌ها و اثرات شکست (FMEA): تجزیه و تحلیل نقاط شکست بالقوه و تأثیرات آن‌ها بر پروژه.

🔴تحلیل پارتو: شناسایی رایج‌ترین علل مشکلات با دسته‌بندی و اولویت‌بندی آن‌ها بر اساس فراوانی یا تأثیر.

🔴تأیید علت ریشه‌ای: علل شناسایی‌شده تأیید شوند تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها علل واقعی مشکل هستند و نه فقط عوامل مؤثر.

🔴توسعه راه‌حل: پس از شناسایی علت‌ها، اقدامات اصلاحی یا راه‌حل‌هایی برای جلوگیری از بروز مجدد مشکل در مراحل آینده پروژه طراحی و پیاده‌سازی شود.

🔴اجرا و نظارت: راه‌حل‌ها به اجرا درآید و اثربخشی آن‌ها در طول زمان نظارت شود تا اطمینان حاصل شود که مشکل حل شده است.

✅ مزایای تحلیل علل ریشه‌ای در مدیریت پروژه:
🏷️جلوگیری از بروز مجدد: با رسیدگی به علل ریشه‌ای، RCA کمک می‌کند تا مشکلات آینده پیشگیری شوند و خطر بروز مجدد کاهش یابد.
🏷️بهبود عملکرد پروژه: شناسایی و حل مشکلات اصلی می‌تواند نتایج کلی پروژه از جمله زمان، هزینه و کیفیت را بهبود بخشد.
🏷️تصمیم‌گیری بهتر: با کشف علل واقعی مشکلات، مدیران پروژه می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و راه‌حل‌های مؤثرتری پیاده‌سازی کنند.
🏷️همکاری تیمی: RCA همکاری میان اعضای تیم پروژه و ذینفعان را تشویق می‌کند و ارتباطات باز و حل مشکلات را تسهیل می‌نماید.

با شناسایی و رسیدگی سیستماتیک به علل ریشه‌ای، RCA اطمینان حاصل می‌کند که تیم‌های مدیریت پروژه بر حل مشکلات در ریشه آن‌ها تمرکز دارند و این منجر به بهبود‌های پایدارتر و موفقیت بیشتر پروژه می‌شود.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 پنج استراتژی برای موفقیت پروژه های ساخت و ساز

مدیریت پروژه به اندازه کافی پیچیده هست. وقتی پروژه مورد نظر، عمرانی باشد هم کار سنگین‌تر می‌شود. مدیران پروژه ساخت و ساز باید در عین کنار اومدن با موارد متغیر و ثابت، در کار استراتژیک‌تر و متفکر‌تر هم باشند. برای اینکه مدیران ساخت و ساز اطمینان حاصل کنند که تمام کارها به انجام رسیده و تمام معماران، پیمانکاران و تامین کنندگان به برنامه زمانی و بودجه توجه دارند، باید از ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده کنند که کارشان را ساده می‌کند. خوشبختانه، مدیریت ساخت و ساز با توسعه‌ی ابزار‌های جدید برای ساده‌ کردن پروسه‌ی کاری، به سمت تکنیکی‌تر شدن پیش‌رفته است. اینکه شما چطور از این ابزارها استفاده می‌کنید مهم است. پیشنهاد میکنیم به همین منظور 5 استراتژی زیر را در پروژه بکار ببندید:

1. یک جریان ارتباطی ایجاد کنید و ارتباطات را تقویت کنید.

2. برنامه ریزی مداوم داشته باشید.

3. بر عملکرد اجرا نظارت مستمر داشته باشید و سوال بپرسید.

4. برای رصد هزینه‌ها و بودجه از ابزارها استفاده کنید.

5. از سیستم‌های گزارش دهی خودکار استفاده کنید.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄مهارت‌های ضروری برای هر مدیر پروژه فنی

در دنیای امروزی که با فناوری هدایت می‌شود، مدیران پروژه فنی (TPM) نقش مهمی در اجرای مؤثر پروژه‌های IT و توسعه نرم‌افزار دارند. بر خلاف مدیران پروژه سنتی، TPMها باید ترکیبی از تخصص فنی، مهارت‌های رهبری، و دانش مدیریت پروژه را داشته باشند تا پروژه‌های پیچیده‌ای که شامل مهندسی نرم‌افزار، زیرساخت‌ها و فناوری‌های نوظهور هستند را مدیریت کنند.

1⃣دانش فنی قوی
مدیر پروژه فنی نیازی به مهندس نرم‌افزار بودن ندارد، اما باید درک خوبی از فناوری‌ها و فرآیندهای اصلی پروژه‌های خود داشته باشد. این شامل آشنایی با چرخه عمر توسعه نرم‌افزار (SDLC)، رایانش ابری (AWS, Azure, Google Cloud)، زبان‌های برنامه‌نویسی (Python, Java, JavaScript, SQL)، دیتابیس و APIها و بهترین شیوه‌های امنیت سایبری است. داشتن دانش فنی به TPM کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با تیم فنی داشته باشد و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرد.

🔢تسلط بر Agile و Scrum
پروژه‌های فنی مدرن به انعطاف‌پذیری نیاز دارند. Agile و Scrum روش‌هایی هستند که به تیم‌ها کمک می‌کنند تا به طور مداوم ارزش ایجاد کنند. مفاهیم کلیدی شامل اصول Agile، چارچوب Scrum (برنامه‌ریزی اسپرینت، جلسات روزانه، بازبینی و بازتاب‌ها) و روش Kanban هستند. دریافت گواهینامه‌هایی مانند Certified Scrum Master (CSM) یا PMI-ACP می‌تواند مهارت‌های مدیریت چابک را تقویت کند.

🔢رهبری و مدیریت تیم
مدیر پروژه فنی باید تیم‌هایی متشکل از مهندسان و توسعه‌دهندگان را هدایت کند. مهارت‌های کلیدی شامل همکاری تیمی، حل تعارضات، تفویض وظایف، ایجاد انگیزه در تیم، و مدیریت تیم‌های از راه دور است. یک تیم خوب مدیریت‌شده باعث افزایش بهره‌وری و کاهش استرس کاری می‌شود.

🔢مدیریت ریسک و حل مسئله
هر پروژه‌ای با ریسک‌هایی مانند شکست فنی، افزایش دامنه پروژه، و تأخیرات زمانی روبروست. TPMها باید از استراتژی‌هایی مانند شناسایی زودهنگام ریسک، ایجاد برنامه‌های جایگزین، تصمیم‌گیری داده‌محور، و ایجاد فرهنگ حل مسئله استفاده کنند.

🔢مهارت‌های ارتباطی و مدیریت ذینفعان
TPMها باید بتوانند مفاهیم فنی را برای ذینفعان غیرتخصصی توضیح دهند، انتظارات را مدیریت کنند، جلسات را بهینه‌سازی کنند و مکالمات دشوار را هدایت کنند. ابزارهایی مانند Jira، Trello، Asana و Microsoft Teams به بهبود ارتباطات کمک می‌کنند.

🔢مدیریت بودجه و منابع
TPM باید هزینه‌های پروژه را برآورد و کنترل کند. این شامل برآورد هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص بهینه منابع، و مذاکره با تأمین‌کنندگان است.

🔢تسلط بر ابزارهای مدیریت پروژه
ابزارهایی مانند Jira، Miro، Trello، Asana، و Microsoft Project به مدیریت مؤثر پروژه کمک می‌کنند. TPMها باید با این ابزارها آشنا باشند تا شفافیت و بهره‌وری را افزایش دهند.

🔢مدیریت تغییر و سازگاری
TPMها باید درخواست‌های تغییر را بررسی کرده، ذینفعان را برای پذیرش تغییرات قانع کنند، و در زمینه فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی، امنیت سایبری، و رایانش ابری به‌روز بمانند.

🔢آگاهی از امنیت سایبری
مدیران پروژه فنی باید بر امنیت داده‌ها، انطباق با استانداردهای امنیتی (GDPR, ISO 27001)، توسعه نرم‌افزار امن، و شناسایی تهدیدهای سایبری مسلط باشند.

✅نتیجه‌گیری
یک TPM موفق ترکیبی از تخصص فنی، مهارت‌های رهبری، و مدیریت پروژه را داراست. با افزایش تقاضا برای مدیران پروژه فنی، توسعه این مهارت‌ها می‌تواند فرصت‌های شغلی را افزایش دهد.

🚀 مهارت‌های خود را تقویت کنید و پروژه‌های خود را با موفقیت مدیریت کنید!

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 تحلیل اقتصادی و تحلیل مالی پروژه

🚛 تحلیل اقتصادی پروژه تحلیلی است که با استفاده از شاخص ها و معیار های سنجش و ارزیابی متداول نظیر نرخ بازده داخلی ،پیامدها و آثار اجرایی یک پروژه را از جنبه اقتصادی بررسی و ارزیابی می کند و عموما با هدف انتخاب یک گزینه از میان سایر گزینه های موجود و بررسی آثار و پیامد های اجرای آن گزینه بر شاخص های کلان اقتصاد جامعه نظیر نرخ اشتغال زایی و غیره ، انجام می گیرد.

🚛 تحلیل مالی پروژه تحلیلی است که نقدینگی و سود آوری یک پروژه را ارزیابی می کند. نقدینگی با تحلیل جریان نقدی محرز می شود در حالیکه سود آوری با استفاده از تکنیک هایی نظیر دوره بازپرداخت ، نرخ بازده حسابداری ، ارزش حال خالص ، نرخ بازده داخلی ، تحلیل هزینه فایده و غیره ارزیابی و بررسی می گردد. تحلیل مالی اهداف زیر را دنبال می کند:
- پیش بينی جریان نقدی
- كنترل هزينه
- قيمت گذاري
- پيش بيني و برنامه ريزي سود
- اندازه گيري بازده مورد نظر

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔻پرسشنامه ارزیابی اقدامات مورد انتظار از مدیر ساخت (CM) جهت بهبود عملکرد و تأمین رضایت کارفرما
لطفا در نظرسنجی فوق مشارکت فرمائید⬇️

https://survey.porsline.ir/s/4X8FDgE

🔄 چرخه عمر محصول (Product Life Cycle)

چرخه حیات محصول موضوعی است که مورد استفاده بسیاری از بازاریاب‌ها و مدیران کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. چرخه عمر محصول نقش بسیار پررنگی در تعیین استراتژی‌ها ایفا می‌کند. همچنین از آنجایی که هر محصولی روزی افول پیدا می‌کند، می‌توانیم با دانش این حوزه، عمر محصول را تا حد ممکن بالا ببریم و آن را در بازار حفظ کنیم. شناخت چرخه عمر محصول به مدیریت پروژه های توسعه محصول و یا خلق محصولات جدید کمک فراوانی خواهد نمود و شناخت آن جز الزامات اولیه برای هر مدیر پروژه در این حوزه است. چرخه عمر محصول شامل چهار مرحله است که در هر یک از مراحل، استراتژی‌ها و برنامه‌های به‌خصوصی باید اتخاذ گردند.

📌مرحله معرفی محصول (Introduction)
در مرحله معرفی چرخه عمر محصول مدیران بازاریابی محصول باید محصول جدید خود را معرفی کنند درحالی‌که این محصول نسبتاً ناشناخته است و تولید آن اندک است و قیمت آن اغلب بالاتر است زیرا توزیع محدود است و تبلیغات شخصی است.


📌مرحله رشد چرخه عمر محصول (Growth)
اگر در مرحله رشد چرخه عمر محصول هستید، تبریک می‌گویم محبوبیت محصول شما در حال افزایش است! با افزایش سهم بازار، اکنون زمان آن فرارسیده است که اهداف خود را به‌منظور نفوذ و توسعه بازار متمرکز کنید. مانند ابلاغ مزایای محصول و ایجاد نام تجاری.

📌مرحله بلوغ چرخه عمر محصول (Maturity)
در این مرحله از چرخه عمر محصول، محصول با گزینه‌های ارزان‌قیمت رقابت می‌کند. توزیع زیاد می‌شود (همه‌جا در دسترس است) و تبلیغات بر تفاوت محصولات رقبا متمرکز است.

📌مرحله افول چرخه عمر محصول (Decline)
در این مرحله چرخه حیات محصول، این محصول با رسیدن به پایان عمر خود با رقبای کمتری روبرو می‌شود. ممکن است قیمت افزایش یابد و توزیع انتخابی شود زیرا برخی از توزیع‌کنندگان محصول را رها کرده‌اند. هدف تبلیغات یادآوری وجود آن به مشتریان است.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 مهارت های کلیدی مدیر پروژه: مذاکره

از مدیریت منابع گرفته تا درگیر شدن با تامین‌کنندگان و برخورد با درگیری تیمی، رهبری یک پروژه به معنای حضور دائمی در مذاکرات است. یک مدیر پروژه موثر، اغلب یک مذاکره کننده ماهر است که توانایی حفظ محتوای طرف‌های درگیر را دارد و همیشه در جهت یک هدف واحد کار می‌کند.

بحث‌های اجتناب‌ناپذیر درباره بودجه‌ها، خزش دامنه (Scope creep)، منابع و جدول‌های زمانی، اگر با درایت مدیریت نشوند می‌توانند به راحتی تبدیل به دشمن موفقیت پروژه شوند و مدیران پروژه باهوش به‌ طور غریزی می‌دانند چه زمانی و چگونه تکنیک‌های متقاعدکننده‌ای را به کار برند که از آسیب‌رسانی به روابط محل کار جلوگیری کند.

بسته به موقعیتی که در دست است، مدیران پروژه ممکن است سبک‌های مختلف مذاکره را اعمال کنند و مهم است که این توانایی را داشته باشند که در هر سناریوی مفروض، کدام اقدام مؤثرتر است. در جایی که برخی ممکن است خواستار سازش شوند (که معمولا در آن توافق با طرف مقابل حاصل می‌شود)، برای مثال، برخی دیگر ممکن است خواستار همکاری (که در آن راه حل برد-برد حاصل می‌شود) یا رقابت (که در آن یک پروژه در حال کنترل است) باشند. مهم نیست که آن‌ها چه سبکی را انتخاب می‌کنند، دانستن اینکه چگونه به ‌طور موثر این تاکتیک‌های مذاکره را هدایت کنند، یک ابزار حیاتی برای مدیران پروژه موفق است و بعد از ارتباط موثر دومین مهارت‌ مدیریت پروژه است که بسیار کاربردی می‌باشد.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 مدیریت دانش پروژه

مدیریت دانش در پروژه‌ها آسان نیست. خود شما چند بار جملاتی مثل این شنیده‌اید که «اگر این را می‌دانستم، فلان کار را به آن شکل انجام نمی‌دادم»، «نمی‌دانستم که قالب خاصی برای این گزارش داریم»، «اگر می‌دانستم کلی در زمان‌ام صرفه‌جویی می‌شد» و…؟ هرکدام از افراد درگیر در پروژه دانش خاص خودشان را دارند. کار سخت، بیرون آوردن این دانش و به اشتراک گذاشتن آن با تمام اعضای تیم است. اما اگر بتوانید این کار را به خوبی انجام دهید، شاهد افزایش چشم‌گیر بهره‌وری و کارآیی افراد و پیش‌رفت پروژه خواهید بود. در ادامه به چند توصیه برای مدیریت بهتر دانش در پروژه‌ها اشاره خواهیم کرد.

📌 ایجاد یک منبع برای تمام اسناد
تمام دانش مکتوب را یک جا جمع کنید؛ طوری که قابلیت جست‌وجو میان آن‌ها نیز وجود داشته باشد. این‌که از چه ابزاری برای این کار استفاده کنید، بسته به سلیقه‌ی شخصی شما و سیاست‌های سازمان‌تان دارد. اما در هر صورت تمام اسناد را از روی لپ‌تاپ‌ها و تبلت‌های شخصی به یک نرم‌افزار اشتراکی یا یک شبکه‌ی اطلاعاتی منتقل کنید که همه‌ی افراد به آن دست‌رسی داشته باشند و بتوانند میان اسناد جست‌وجو کرده و هر چیزی که لازم دارند را پیدا کنند.


📌 برگزاری جلسه‌هایی برای درس‌آموخته‌ها
برگزاری جلساتی که در جریان آن‌ها افراد درگیر در پروژه بتوانند درمورد کارها صحبت کنند و تجربه‌هایشان را با دیگران به اشتراک بگذارند، فواید زیادی دارد. یکی از آن‌ها، کمک به مدیریت بهتر دانش است. خروجی این جلسات را به اسنادی جداگانه تبدیل کنید و در دسترس همه قرار دهید.


📌 تعلیم و کارآموزی
وقتی افرادی در تیم شما حضور دارند که در یک مورد خاص دانش بسیار گسترده‌ای دارند، می‌توانید کسانی که در همان زمینه نیاز به یادگیری بیش‌تر دارند را با آن‌ها هم‌کار کنید. به این شکل که وظایف و فعالیت‌های مشترکی برایشان تعریف کنید تا در جریان انجام کارها، دانش از فردی به فرد دیگر منتقل شود. با استفاده از این روش به مرور زمان تیمی خواهید داشتید که اعضای آن دارای دانشی همه‌جانبه در اجرای پروژه‌ها هستند. این‌که فرآیند تعلیم دیدن افراد ساختاری رسمی یا غیررسمی داشته باشد، به فضای کار و پروژه و روحیه‌ی اعضای تیم بستگی دارد.


📌 جلسات تیمی
جلسات عادی تیمی برای هماهنگی افراد در پروژه، فرصت بسیار خوبی برای به اشتراک گذاشتن دانش در اختیار شما قرار می‌دهند. کافی‌ست در پایان جلسه از حاضرین بخواهید که اگر حرف، نکته یا توصیه‌ی خاصی دارند، آن را بیان کنند. اعضای تیم از چنین فرصتی برای بیان نکاتی که به نظرشان جالب آمده یا پرسیدن سوالات مختلف استفاده خواهند کرد. و این یعنی انتقال دانش! این کار را به بخشی ثابت از جلسات تیمی پروژه‌تان تبدیل کنید.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

مدیریت ذینفعان سمی (Toxic Stakeholders)

ذینفعان سمی می‌توانند مدیریت پروژه را با منفی‌گرایی، انتظارات غیرواقعی یا رفتارهای manipulatif دشوار کنند. مدیریت مؤثر آن‌ها برای حفظ روحیه تیم، بهره‌وری و موفقیت پروژه ضروری است.

↩️ذینفعان سمی چه کسانی هستند؟
ذینفعان سمی می‌توانند مشتریان، مدیران اجرایی، سرمایه‌گذاران، اعضای تیم یا تأمین‌کنندگان باشند. آن‌ها معمولاً ویژگی‌هایی مانند انتظارات غیرواقعی، مدیریت خرد (micromanagement)، منفی‌گرایی، manipulatif بودن، پاسخ‌گو نبودن و ایجاد تعارض دارند.

↩️تأثیر ذینفعان سمی
مدیریت ضعیف ذینفعان سمی می‌تواند باعث کاهش روحیه تیم، کاهش بهره‌وری، افزایش استرس، تأخیر در پروژه و آسیب به اعتماد بین اعضای تیم شود. پرداختن به این مسائل در مراحل اولیه برای حفظ روند پروژه حیاتی است.

↩️راهبردهای مدیریت ذینفعان سمی
۱. آرام و حرفه‌ای بمانید
احساسات خود را کنترل کرده و منطقی پاسخ دهید.
به‌طور فعال گوش دهید و از ارتباطات بی‌طرفانه و مبتنی بر واقعیت استفاده کنید.

۲. از همان ابتدا مرزها را مشخص کنید
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌وضوح تعریف کنید تا از دخالت‌های بیش‌ازحد جلوگیری شود.
ارتباطات غیرضروری را محدود کرده و در برابر درخواست‌های غیرواقعی مقاومت کنید.

۳. انتظارات را با ارتباط شفاف مدیریت کنید
محدوده پروژه را با برنامه‌های مستند مشخص کنید.
به‌طور منظم به‌روزرسانی‌های پروژه را ارائه دهید و تصمیمات را با داده‌ها توجیه کنید.

۴. همه چیز را مستند کنید
یادداشت‌های جلسات و تأییدیه‌های کتبی از توافقات را حفظ کنید.
سوابق رفتارهای نامناسب را برای مراجعات بعدی نگه دارید.

۵. از دیپلماسی و مهارت‌های حل تعارض استفاده کنید
نقاط مشترک را پیدا کنید و مکالمات منفی را به سمت راه‌حل‌ها هدایت کنید.
در صورت لزوم از یک میانجی برای کاهش تنش‌ها استفاده کنید.

۶. تعارض را شخصی نکنید
درک کنید که رفتار آن‌ها به شما مربوط نمی‌شود.
بین حقایق و احساسات تمایز قائل شوید و انعطاف‌پذیری خود را افزایش دهید.

۷. یک شبکه حمایتی بسازید
به تیم خود تکیه کنید، از مشاوران و مدیران ارشد کمک بگیرید.

۸. بدانید چه زمانی باید موضوع را escalat کنید
از رویه‌های سازمانی برای ثبت شکایات رسمی پیروی کنید.
در صورت عبور از مرزهای اخلاقی، منابع انسانی یا مشاوران حقوقی را درگیر کنید.

۹. سلامت روان خود را در اولویت قرار دهید
از طریق تمرین ذهن‌آگاهی، ورزش و حفظ تعادل کار و زندگی استرس را مدیریت کنید.
در صورت لزوم، از مشاوران حرفه‌ای کمک بگیرید.

↩️ نتیجه‌گیری
ذینفعان سمی نباید پروژه‌ها را از مسیر خارج کنند. با حفظ حرفه‌ای‌گری، تعیین مرزها و استفاده از ارتباطات راهبردی، می‌توانید تعاملات دشوار را به فرصت‌های همکاری تبدیل کنید. بر راه‌حل‌ها تمرکز کنید، از سلامت خود محافظت کنید و به‌عنوان یک رهبر قوی‌تر ظاهر شوید.


📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄نکات مهم مدیریت کیفیت برای مدیر پروژه

مدیریت کیفیت در پروژه‌ها نقش حیاتی در تحویل محصول یا خدمت با استانداردهای مطلوب دارد. مدیر پروژه باید استراتژی‌های مناسبی برای اطمینان از کیفیت اجرا کند. در ادامه، نکات کلیدی در مدیریت کیفیت برای مدیر پروژه آورده شده است:

1. برنامه‌ریزی کیفیت (Quality Planning)
تعریف استانداردهای کیفیت که پروژه باید رعایت کند.
مشخص کردن متریک‌ها و معیارهای ارزیابی کیفیت.
طراحی فرایندهای کنترل و تضمین کیفیت در طول چرخه حیات پروژه.

2. کنترل کیفیت (Quality Control)
بررسی و بازرسی منظم فعالیت‌ها و خروجی‌های پروژه برای اطمینان از رعایت استانداردهای کیفی.
شناسایی و اصلاح انحرافات از معیارهای کیفیت در سریع‌ترین زمان ممکن.
استفاده از ابزارهای آماری و تکنیک‌های کنترل کیفیت مانند نمودارهای کنترلی، هیستوگرام و تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای.

3. تضمین کیفیت (Quality Assurance)
استقرار فرایندهای استاندارد و بهینه‌سازی‌شده برای کاهش خطاها.
انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی برای اطمینان از اجرای درست فرآیندها.
ایجاد فرهنگ بهبود مستمر و استفاده از روش‌هایی مانند Six Sigma و Kaizen.

4. مدیریت ریسک‌های کیفیت
شناسایی ریسک‌های مرتبط با کیفیت در مراحل اولیه پروژه.
توسعه برنامه‌های کاهش ریسک برای جلوگیری از مشکلات کیفیتی.
استفاده از بازخورد ذینفعان جهت شناسایی و مدیریت ریسک‌های کیفیت.

5. مشارکت تیم در تضمین کیفیت
آموزش و توانمندسازی تیم پروژه برای درک اهمیت کیفیت.
ایجاد فرهنگ پاسخگویی و دقت در کار در تیم پروژه.
تشویق به مستندسازی دانش و درس‌آموخته‌ها برای جلوگیری از تکرار اشتباهات.

6. استفاده از استانداردها و چارچوب‌های جهانی
پیاده‌سازی استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 9001 برای بهبود کیفیت.
استفاده از متدولوژی‌های مدیریت کیفیت مانند TQM (مدیریت کیفیت جامع).
رعایت الزامات قانونی و مقررات صنعتی مرتبط با کیفیت.

7. بهبود مستمر و یادگیری سازمانی
ثبت و بررسی بازخوردهای مشتریان و ذینفعان برای بهبود عملکرد.
اجرای پروژه‌های بهبود فرآیند برای افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های کیفیت.
مستندسازی تجربیات و بهترین روش‌ها برای استفاده در پروژه‌های آینده.
مدیر پروژه با تمرکز بر این اصول می‌تواند کیفیت پروژه را تضمین کرده و از هزینه‌های ناشی از خطاهای کیفیت جلوگیری کند.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 ارزش های کلیدی اسکرام

متدلوژی اسکرام اصول و فرآیندهایی است که باعث بهبود تحویل می‌شود. هر پروژه یکسری تحویل شدنی دارد، هدف اسکرام بهبود تحویل آن‌هاست. یعنی از منظر کیفیت، سرعت و کمیت بهبود پیدا کنند. برهمین اساس اسکرام پنج ارزش کلیدی دارد و در همه‌جا آن‌ها را رعایت می‌کند:

📌شجاعت (Courage): تیم باید شجاعت انجام کارهای درست و کار روی مسایل سخت را داشته باشد.
📌تمرکز (Focus): همهٔ افراد باید تمرکز خودشان را بر روی کارهای اسپرینت و تحقق اهداف تیم اسکرام بگذارند.
📌تعهد (Commitment): هر کس به شخصه به تحقق اهداف تیم اسکرام متعهد است.
📌احترام (Respect): افراد تیم اسکرام به هر فرد به عنوان فردی توانا و مستقل احترام می‌گذارند.
📌گشودگی (Openness): افراد تیم اسکرام و ذینفعان توافق دارند که درباره کار و چالش‌های انجامِ آن گشاده رو باشند.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 چگونه شش سیگما را با چابکی ادغام کنیم؟

برای ترکیب موفقیت‌آمیز روش‌های شش سیگما و چابکی، کسب‌وکارها می‌توانند این مراحل عملی را دنبال کنند:

✔️ ۱. تعیین اهداف شفاف
اولین گام، شناسایی ناکارآمدی‌های فرآیندی یا مشکلات کیفی است که نیاز به بهبود دارند. این مرحله با فاز تعریف در شش سیگما و برنامه‌ریزی اسپرینت در چابک همسو است.

✔️ ۲. استفاده از اسپرینت‌های چابک برای فازهای DMAIC شش سیگما
سازمان‌ها می‌توانند چرخه DMAIC شش سیگما را درون تکرارهای چابک ادغام کنند:

🔹 اسپرینت ۱: تعریف و اندازه‌گیری – شناسایی نقاط ضعف، جمع‌آوری داده‌ها.
🔹 اسپرینت ۲: تحلیل – تعیین علل ریشه‌ای با استفاده از ابزارهای شش سیگما.
🔹 اسپرینت ۳: بهبود – اجرای تغییرات و آزمایش بهینه‌سازی فرآیند.
🔹 اسپرینت ۴: کنترل – ایجاد چارچوب‌های نظارتی برای پایش مداوم.

✔️ ۳. استفاده از جلسات روزانه چابک برای بهبود مستمر
جلسات روزانه استندآپ چابک می‌توانند شامل پیگیری شاخص‌های شش سیگما باشند تا تیم‌ها پیشرفت مداوم را بررسی کرده و از همسویی بهبودهای فرآیندی با اهداف کسب‌وکار اطمینان حاصل کنند.

✔️ ۴. بهره‌گیری از کانبان برای نمایش تغییرات فرآیند
استفاده از تابلوهای کانبان به تیم‌های چابک کمک می‌کند تا پیشرفت‌های حاصل از شش سیگما را ردیابی کرده و تغییرات را به‌صورت مستمر مدیریت و بهینه‌سازی کنند.

✔️ ۵. به‌کارگیری داده‌های شش سیگما در جلسات بازبینی چابک
در جلسات بازبینی چابک، تجزیه‌وتحلیل داده‌های شش سیگما می‌تواند شامل بررسی نمودارهای کنترل آماری (SPC)، نرخ نقص، و شاخص‌های کارایی فرآیند باشد تا تصمیم‌گیری‌ها مبتنی بر داده‌های واقعی انجام شود.


📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 نکات مهم در زمان‌بندی پروژه‌های ساخت

زمان‌بندی پروژه‌های ساخت یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه است که تأثیر مستقیمی بر هزینه، کیفیت، و بهره‌وری دارد. در اینجا برخی از نکات کلیدی برای زمان‌بندی موثر پروژه‌های ساخت ارائه شده است:

🔢تعریف دقیق محدوده و فعالیت‌های پروژه
شناسایی تمامی فعالیت‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه
تعیین توالی و وابستگی بین فعالیت‌ها
تفکیک فعالیت‌های بحرانی و غیربحرانی

🔢استفاده از روش‌های زمان‌بندی استاندارد
روش مسیر بحرانی (CPM) برای شناسایی فعالیت‌هایی که تأخیر در آنها کل پروژه را تحت تأثیر قرار می‌دهد
روش زنجیره بحرانی (CCM) برای مدیریت منابع محدود
زمان‌بندی با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی مانند Primavera P6 و MS Project

🔢تخصیص منابع و مدیریت بهره‌وری
بررسی و تخصیص بهینه منابع (نیروی انسانی، تجهیزات و مصالح)
پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای تأخیرهای ناشی از کمبود منابع
تنظیم و بهینه‌سازی توزیع منابع در فعالیت‌های مختلف

🔢کنترل و به‌روزرسانی زمان‌بندی
پایش مداوم پیشرفت پروژه و مقایسه با برنامه اولیه
به‌روزرسانی زمان‌بندی بر اساس تغییرات پروژه
تحلیل تأخیرات و اعمال اقدامات اصلاحی

🔢در نظر گرفتن ریسک‌ها و برنامه‌های جایگزین
شناسایی و ارزیابی ریسک‌های بالقوه که می‌توانند زمان‌بندی را تحت تأثیر قرار دهند
تهیه برنامه‌های جایگزین برای کاهش تأثیر ریسک‌ها
استفاده از تحلیل سناریوهای مختلف برای پیش‌بینی تأخیرات احتمالی

🔢هماهنگی و ارتباطات مؤثر
اطلاع‌رسانی دقیق و به‌موقع به تیم پروژه و ذینفعان
برگزاری جلسات هماهنگی منظم برای بررسی وضعیت زمان‌بندی
استفاده از داشبوردهای مدیریتی برای نمایش اطلاعات کلیدی زمان‌بندی

🔢انعطاف‌پذیری و مدیریت تغییرات
آمادگی برای تغییرات احتمالی در طراحی، تأمین منابع یا شرایط اجرایی
استفاده از مدیریت تغییرات پروژه برای کاهش تأثیر تغییرات بر زمان‌بندی
بهینه‌سازی برنامه بر اساس بازخوردهای به‌دست‌آمده در طول اجرا

🔢استفاده از روش‌های چابک در زمان‌بندی
تقسیم پروژه به فازهای کوچک‌تر و کنترل بهتر بر روند اجرا
اعمال رویکردهای چابک (Agile) در پروژه‌های پیچیده
بهبود مستمر برنامه بر اساس بازخورد تیم و تغییرات محیطی

🔰 نتیجه‌گیری
یک زمان‌بندی دقیق و پویا در پروژه‌های ساخت می‌تواند از تأخیرات، افزایش هزینه‌ها، و مشکلات اجرایی جلوگیری کند. استفاده از روش‌های علمی، نرم‌افزارهای تخصصی، و مدیریت هوشمند منابع نقش کلیدی در موفقیت پروژه‌های ساخت دارد.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school

🔄 اصول برگزاری جلسات مدیریت پروژه

برگزاری جلسات مؤثر در مدیریت پروژه نقش مهمی در هماهنگی تیم، پیگیری پیشرفت و حل چالش‌ها دارد. رعایت اصول زیر به بهبود کیفیت جلسات کمک می‌کند:

1. تعیین هدف و دستور جلسه
هر جلسه باید هدف مشخصی داشته باشد. پیش از جلسه، دستور جلسه (Agenda) تهیه و برای شرکت‌کنندگان ارسال شود تا آمادگی لازم را داشته باشند.

2. انتخاب شرکت‌کنندگان مناسب
تنها افرادی که حضورشان ضروری است، باید دعوت شوند. تعداد زیاد شرکت‌کنندگان باعث کاهش کارایی جلسه می‌شود.

3. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مناسب
جلسات باید در زمان مشخص شروع و پایان یابند. برای هر بخش جلسه، زمان معینی تعیین شود تا از اتلاف وقت جلوگیری شود.

4. استفاده از ابزارهای مناسب
در جلسات حضوری، تخته سفید، پروژکتور یا اسلایدهای ارائه مفید هستند. در جلسات آنلاین، ابزارهایی مانند Zoom، Microsoft Teams، Google Meet برای تعامل بهتر توصیه می‌شوند.

5. تمرکز بر تصمیم‌گیری و حل مسائل
جلسات باید بر نتایج و تصمیم‌گیری متمرکز باشند. از بحث‌های غیرضروری پرهیز شود و راهکارهای مشخص ارائه گردد.

6. تشویق به مشارکت و تعامل
همه اعضا باید فرصت اظهارنظر داشته باشند. مدیر جلسه باید نظرات را مدیریت کند و از تسلط یک فرد بر گفتگو جلوگیری نماید.

7. مستندسازی و پیگیری اقدامات
پس از جلسه، صورت‌جلسه (Meeting Minutes) شامل تصمیمات، مسئولیت‌ها و اقدامات بعدی تهیه و بین اعضا توزیع شود. همچنین، پیگیری اجرای تصمیمات در جلسات بعدی ضروری است.

8. ارزیابی و بهبود مستمر
پس از جلسات، بازخورد اعضا دریافت شود تا کیفیت جلسات آینده بهبود یابد. بررسی مداوم روش‌های برگزاری جلسات باعث افزایش بهره‌وری و موفقیت پروژه خواهد شد.

📱 به مدرسه مدیریت پروژه و ساخت بپیوندید👇
@project_school